Keine Kürzel mehr lernen: warum PhraseVault auf Suche setzt

Ich bin Gerhard. Ich habe PhraseVault gebaut, nachdem ich jahrelang zugesehen habe, wie Leute Zeit mit Text verlieren, den sie längst hatten. Eine UID-Nummer, eine IBAN, die Antwort, die am Dienstag schon rausging: die Sätze liegen irgendwo. An der Tastatur werden sie trotzdem neu getippt, weil Nachschlagen länger dauert, als den Text noch einmal zu tippen.

Ein Programm für Textbausteine soll diese Schleife beenden. Bei einer kleinen Sammlung schafft das die übliche Bauart. ;uid für die UID-Zeile, ;iban für die Bankverbindung, ;verzug für die Mail zum Lieferverzug. Zwanzig Bausteine, zwanzig Kürzel, und das Werkzeug wirkt schlau. Dann wächst die Sammlung. Das Kürzel, das im März noch einleuchtete, ist im Oktober weg. Den Satz kennt man noch. Die Abkürzung nicht. Also wird der Satz neu getippt, und genau diese Arbeit sollte das Programm überflüssig machen.

Der Text war in Ordnung. Unbrauchbar war der Schlüssel, und der lag im Kopf.

Die Aufgabe ist überschaubar. Den richtigen Textbaustein finden und an den Cursor setzen. Das leistet eine Suche an einem normalen Dienstag, bei 30 Bausteinen wie bei 300. Ein privater Code, an den man sich zum Einfügen erst erinnern muss, macht aus dem seltenen Baustein einen, den niemand speichert.

Mir geht es um den Text, den jemand zweimal im Jahr braucht. Eine Rückgaberegel, ein Absatz zu den Lieferzeiten, ein Befehl aus einem alten Ticket. Ist er schwerer zu finden als der Baustein, den man vor dem Mittagessen benutzt, wird er nicht mehr gespeichert. Nächstes Jahr tippt ihn jemand aus dem Gedächtnis, leicht verändert, und die schlechtere Fassung landet in einer Kundenmail.

PhraseVault hat deshalb keine Trigger-Kürzel. Beim Speichern ist keines nötig, und neben den echten Wörtern entsteht kein zweites Vokabular. Der Baustein bekommt einen schlichten Namen, den man laut sagen würde. Gesucht wird in diesem Namen und im Inhalt. So ist ein Baustein wieder da, ob er heute früh oder im letzten Frühjahr gespeichert wurde.

Der Ablauf ist überall gleich, wo ich Text einfügen kann. Mail, ein Feld im Browser, Slack, ein Editor, ein Terminal.

Ich setze den Cursor an die Stelle, an der der Text stehen soll. Unter Windows drücke ich Strg+., am Mac Cmd+.. PhraseVault legt sich über das Programm, in dem ich schon bin. Diese Kombinationen liefere ich mit. Ist die Kombination auf einem Rechner schon belegt, lässt sich der Aufruf in den Einstellungen ändern.

Ich tippe ein paar Buchstaben, die im Baustein wirklich vorkommen. Manchmal aus dem Namen: uid, lieferung, commit. Manchmal nur ein Rest aus dem Inhalt, an den ich mich erinnere. Eine Straße, ein Produkt, ein Satz, der sitzt. Die Suche gleicht diese Bruchstücke mit dem Namen und bei ungeschützten Bausteinen auch mit dem Inhalt ab. Jedes Wort, das ich tippe, muss vorkommen. Die Suche findet Text, der dort steht. Einen Tippfehler korrigiert die Suche nicht. Exakte Treffer im Namen stehen oben. Die übrigen folgen danach, geordnet nach der Häufigkeit, mit der ich sie benutze.

Schütze ich einen Baustein mit der PIN, bleibt die Suche auf den Namen beschränkt, auch während er entsperrt ist. Das will ich so. Der Inhalt eines geschützten Bausteins soll nicht auftauchen, nur weil ein Wort daraus in der Suche stand.

Hat die Suche Treffer und ist die erste Zeile die richtige, drücke ich Enter. Der Text landet am Cursor, PhraseVault blendet sich aus, und der vorherige Inhalt der Zwischenablage ist wiederhergestellt. Will ich eine andere Zeile, wähle ich sie mit den Pfeiltasten aus und drücke dann Enter. Escape blendet das Fenster aus, wenn ich es aus Versehen aufgerufen habe. Bei leerer Suche passiert auf Enter nichts, solange keine Zeile fokussiert ist. So füge ich nichts ein, das ich nicht meine.

Ein Name aus dem Alltag reicht. „Lieferverzug, Freitag wieder auf Lager“ taugt mehr als lv3. Denke ich in der Mail an die Fassung vom Freitag, tippe ich freitag. Der Baustein erscheint, weil die Buchstaben im Namen oder in dem Text stehen, den ich einfügen will. Beim Speichern musste ich nicht raten, welche vier Zeichen im Oktober noch da sind.

So läuft es. Aufrufen, etwas tippen, das auf den Baustein zutrifft, Enter. Ich brauche das für das nüchterne Inventar eines kleinen Betriebs: die UID-Zeile, die IBAN, Adressblöcke, Antworten, die der Support jede Woche schickt, einen Prompt, den ich behalten will, einen Befehl, den ich nicht aus dem Befehlsverlauf zusammensetzen möchte. Aufgerufen aus dem Programm, in dem Sie gerade schreiben. Gesucht in Name und Inhalt. Eingefügt. Dann weiter in dem Satz, den Sie schon angefangen haben.

Espanso, AutoHotkey und TextExpander sind ernsthafte Programme. Damit wird echte Arbeit erledigt. Punkte auf ihre Kosten sammle ich nicht.

Espanso ist stark und baut auf Triggern auf; die Bausteine liegen in YAML-Dateien. Es bietet auch eine Suchleiste zum Finden und Einfügen. AutoHotkey automatisiert unter Windows weit mehr als Text, auch über Hotstrings, also Kürzel, die sich beim Tippen ersetzen, sofern das Skript geschrieben und gepflegt wird. TextExpander setzt seit Jahren auf Abkürzungen und auf Bibliotheken, die sich teilen lassen. Die Chrome-Erweiterung kann mit aktivierten KI-Empfehlungen Textbausteine auch vorschlagen, ohne dass die Abkürzung getippt wird.

Trigger passen zu einer anderen Gewohnheit. Der Text kommt, weil ein Code getippt wurde, oder weil ein allgemeines Automatisierungswerkzeug ohnehin zum Arbeitsablauf gehört. Ich halte den Umfang bewusst klein. Lieber ein Suchfeld öffnen, als Abkürzungen neben dem eigentlichen Text zu pflegen. Bei fünf Kürzeln, die den ganzen Tag laufen, ist ein Trigger-Werkzeug oft schneller. PhraseVault ist für die Sammlung, die aus den Codes herauswächst, und für alle, die kein Skript öffnen, um einen Satz zu ändern.

Liegen die Bausteine schon als Espanso-YAML oder als TextExpander-CSV vor, importiert PhraseVault sie. Bei Konflikten lässt sich in der Vorschau für jeden Baustein einzeln wählen, ob er übersprungen oder der vorhandene Baustein überschrieben wird. Der Versuch startet so weder mit einer leeren Sammlung noch mit einem Ersetzen auf gut Glück.

Die Textbausteine liegen in einer SQLite-Datei auf der eigenen Festplatte. Es gibt kein PhraseVault-Konto, und kein Server von mir sieht den Text. Offline läuft das Programm unter Windows 10 und neuer (64 Bit) sowie unter macOS 13 Ventura und neuer auf Macs mit Apple Silicon. Dieselbe Lizenz gilt für Windows und macOS.

Für denselben Bestand auf einem zweiten Rechner legen Sie die Datenbankdatei in einen Ordner, den Sie schon synchronisieren. Dropbox, OneDrive oder iCloud reichen dafür. Den Ordner bringen Sie mit. Einen Sync-Tarif von mir gibt es nicht. Über einen gemeinsamen Ordner kann ein kleines Team auch dieselbe Datenbank öffnen.

Der Ordner ist nur so schnell wie der Sync-Dienst dahinter. Bei iCloud Drive oder einer Freigabe über VPN können Änderungen länger brauchen, bis sie auf dem anderen Rechner ankommen. Ein Editor, in dem mehrere Leute zur gleichen Zeit schreiben, ist das nicht. Für eine Person mit zwei Rechnern oder ein Team, das Bausteine nur hin und wieder ändert, reicht diese Technik. Liegt die Datei auf der Festplatte, ist sie sichtbar und kopierbar, und eine Sicherung ist eine Kopie der Datei. Die Einstellungen zeigen, wo die Datenbank liegt. Eine andere Datei öffnen Sie, wenn Sie eine getrennte Sammlung wollen.

Der Versuch, dem ich traue, dauert eine Woche. Speichern Sie Bausteine unter Namen, die Sie laut sagen würden. Einen Code daneben gibt es nicht. Ein Feld dafür auch nicht. Wenn Sie einen Baustein brauchen, drücken Sie Strg+. oder Cmd+., tippen ein Wort aus dem Namen oder dem Inhalt und drücken Enter.

Fangen Sie mit den zehn Texten an, die Sie im letzten Monat neu getippt haben. Die UID-Zeile. Der Hinweis zum Lieferverzug. Die Adresse. Der Absatz, an dem Sie in Entwürfen feilen und den Sie dann in einer etwas schlechteren Fassung abschicken. Langweilige, naheliegende Namen. Die Suche trägt den Rest.

Sie können PhraseVault 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Danach können Sie die Lizenz mit einer einmaligen Zahlung kaufen. Wenn Sie danach einen Code wollen, der sich beim Tippen von selbst erweitert, passt ein Trigger-Werkzeug vielleicht besser. Wenn die seltenen Bausteine danach immer noch leicht zu finden sind, tut PhraseVault das, wofür ich es gebaut habe.