PhraseVault mit Ihrem bestehenden Dropbox-, OneDrive- oder iCloud-Konto synchronisieren

Ich bin Gerhard. Ich habe PhraseVault gebaut, damit ein einmal gespeicherter Baustein wieder einfügbar ist, überall, wo Text eingefügt werden kann. Funktioniert das auf einem Rechner, folgt die Frage, wie dieselbe Bibliothek den Laptop erreicht.

Viele Textersetzer antworten mit einem Konto. Man registriert sich, der Anbieter hält die Bibliothek, und ein Abo hält die beiden Geräte synchron. Das ist ein echtes Produkt. Viele wollen genau das. Ich habe es nicht gebaut. PhraseVault speichert Bausteine in einer SQLite-Datei auf der Festplatte. Es gibt kein PhraseVault-Konto und keine Telemetrie, und ich verkaufe keinen Cloud-Sync zusätzlich zur Lizenz. Nutzen Sie bereits Dropbox, OneDrive oder iCloud, kann die Datei in einem Ordner liegen, den diese Apps schon synchronisieren. Den Ordner bringen Sie mit.

PhraseVault selbst lädt Ihren Text weiterhin nicht hoch. Der Sync-Client tut das, weil Sie das für diesen Ordner so eingerichtet haben. Muss ein Baustein von diesen Servern fernbleiben, lassen Sie die Datenbank in einem Verzeichnis, das sie nicht beobachten.

Das Ziel ist eine Bibliothek an beiden Orten. Die UID-Zeile, der Adressblock, die Antwort, die der Support schon abgestimmt hat, der Prompt, den Sie nicht aus dem Gedächtnis neu bauen wollen: Sie sollen auf dem Rechner vor Ihnen liegen, ob Desktop oder Laptop.

Beide Geräte bleiben suchbasiert, weil jedes seine synchronisierte Kopie dieser Datei öffnet. Cursor dorthin, wo der Text landen soll. Unter Windows Strg+., am Mac Cmd+. In den Einstellungen lässt sich die Tastenkombination ändern, wenn die Kombination schon belegt ist. PhraseVault öffnet sich über der App, in der Sie tippten.

Sie tippen ein paar Buchstaben, die im Baustein wirklich vorkommen. Die Suche gleicht diese Bruchstücke mit dem Namen ab. Bei einem ungeschützten Baustein auch mit dem Inhalt, und jedes getippte Wort muss vorkommen. Exakte Namenstreffer stehen oben, danach Bausteine nach Nutzungshäufigkeit. Ein mit PIN geschützter Baustein bleibt nur über den Namen suchbar, auch während er entsperrt ist. Ist die erste Zeile die richtige, drücken Sie Enter. Möchten Sie einen anderen Treffer einfügen, wählen Sie ihn zuerst aus. Der Text landet am Cursor, das Fenster blendet sich aus, und der vorherige Inhalt der Zwischenablage ist wiederhergestellt.

Es gibt keinen Ort für ein Trigger-Kürzel. Der Baustein bekommt einen schlichten Namen, den man laut sagen würde. "Lieferverzug, Freitag wieder auf Lager" heißt so auf beiden Rechnern, weil er so in der Datei steht.

Das Programm läuft offline, unter Windows 10 und neuer (64 Bit) sowie unter macOS 13 Ventura und neuer auf Macs mit Apple Silicon. Eine Lizenz deckt Windows und macOS für dieselbe Person ab. Ein Windows-Desktop und ein Mac-Laptop können dieselbe SQLite-Datei öffnen. Eine Kollegin braucht die eigene Lizenz. Die Datenbank kann trotzdem dieselbe sein, die beide öffnen.

Die Einstellungen zeigen den Pfad. Öffnen Sie die Einstellungen und lesen Sie den Abschnitt Datenbank. Dort steht der Ort der SQLite-Datei. Über das Hilfemenü können Sie den Ordner der Datenbankdatei anzeigen lassen, wenn Sie ihn lieber direkt öffnen möchten.

Schließen Sie PhraseVault vollständig, bevor Sie die Datei verschieben. Dann legen Sie die .sqlite-Datei in einen Ordner, den Dropbox, OneDrive oder iCloud schon synchronisiert. Ein nüchterner Name hilft: ein PhraseVault-Ordner in diesem Laufwerk, der die Datenbank hält und wenig anderes.

Starten Sie PhraseVault erneut und öffnen Sie die Datei an ihrem neuen Ort. Öffnen Sie die verschobene Datei über die Datenbankeinstellungen oder über die Funktion zum Öffnen einer Datenbank im Dateimenü. Der Pfad in den Einstellungen sollte jetzt im Sync-Ordner liegen. Wenn Sie mit einer leeren Bibliothek beginnen, können Sie über das Dateimenü eine neue Datenbank direkt in diesem Ordner anlegen. Auf dem zweiten Rechner öffnen Sie sie genauso.

Installieren Sie PhraseVault auf dem zweiten Rechner und warten Sie, bis der Sync-Client die Datei auf der Festplatte hat. Öffnen Sie dieselbe Datenbank. Jeder Rechner hält eine Kopie einer Bibliothek, und der Client, den Sie schon laufen lassen, gleicht die Kopien ab.

Manche Clients halten Dateien online, bis etwas sie anfordert. OneDrive nennt das Dateien bei Bedarf. Dropbox bietet Online-only-Dateien. PhraseVault kann die Datenbank nutzen, sobald sie eine echte Datei auf dem Rechner ist. Fehlt auf dem anderen Rechner ein Baustein, den Sie gerade gespeichert haben, prüfen Sie zuerst den Sync-Client. Ist die Datei synchronisiert, tippen Sie im Suchfeld, um die Liste zu aktualisieren, oder öffnen Sie die Datenbank erneut über die Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken.

Halten Sie beide Installationen auf derselben PhraseVault-Version.

Die Datenbank enthält die Bausteine und die Daten für den PIN-Schutz. Sie enthält nicht jede Programmeinstellung. Prüfen Sie deshalb die Einstellungen auf dem zweiten Rechner, statt davon auszugehen, dass Tastenkombination und Design übernommen wurden.

Sync läuft in der Geschwindigkeit des Clients. Bei einer wenig ausgelasteten Internetverbindung erscheint eine Änderung oft nach kurzer Wartezeit. iCloud Drive kann länger brauchen. Ein VPN kann länger brauchen. Ich würde das nicht als Editor für die gleichzeitige Bearbeitung beschreiben. Zwei Leute, die denselben Satz in derselben Minute umschreiben, warten auf den Client und können sich überschreiben, wenn sie nicht warten.

Das passt zu einer Person auf zwei Geräten oder zu einer kleinen Gruppe, die ab und zu editiert. Der Tag besteht meist aus Suchen und Einfügen. Schreiben ist selten.

Wenn mehr als eine Person editiert, bearbeiten Sie die Datei nacheinander. Auch Änderungen an unterschiedlichen Bausteinen ändern dieselbe Datenbankdatei. Lassen Sie den Client fertig synchronisieren, bevor jemand anderes editiert. Überlappen sich zwei Speicherungen, kann der Sync-Client eine Extra-Kopie der Datei hinterlassen, und diese Extra-Kopie ist eine zweite Datenbank, die Sie nicht öffnen wollten. Kopieren Sie von Zeit zu Zeit die SQLite-Datei an einen Ort, den der Sync-Client nicht überschreibt. Mit dieser Sicherung können Sie die Arbeitsdatei wiederherstellen, falls sie beschädigt wird.

Ein kleines Team kann eine freigegebene Formulierung teilen, indem es dieselbe Datei öffnet. Der Ordner ist die Freigabe. Jede Person braucht trotzdem die eigene Lizenz.

Ordner-Sync ohne App-Konto gibt es schon am Markt. QuickText hält lokale JSON-Dateien, und der Datenordner kann in Dropbox oder OneDrive liegen, ohne App-Konto. Snippety kann auf dem Gerät bleiben oder Ihre eigene iCloud nutzen, ohne eigenes App-Konto. In diesen Apps wird echte Arbeit erledigt.

PhraseVault ist meine Variante dieser Antwort: ein Suchfeld über einer SQLite-Datei und kein Trigger-Kürzel neben dem Satz. Das Dropbox-, OneDrive- oder iCloud-Konto, falls Sie eines nutzen, ist das Konto, das Sie schon hatten. Der Text geht weiterhin nicht an einen Server, den ich betreibe. Passt ein kurzer Code, der beim Tippen durch Text ersetzt wird, zu Ihrer Arbeitsweise, passt ein Trigger-Expander besser.

Installieren Sie PhraseVault auf dem Schreibtischrechner. Der Download enthält eine 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarte. Speichern Sie die zehn Bausteine, die Sie letzten Monat neu getippt haben. Benennen Sie jeden so, wie Sie ihn einem Kollegen nennen würden.

Verschieben Sie die Datenbank in den Dropbox-, OneDrive- oder iCloud-Ordner, den Sie bereits nutzen, mit den Schritten oben. Sobald die Datei auf dem Laptop erscheint, öffnen Sie sie dort. Eine Woche lang, auf dem Rechner, den Sie gerade nutzen: Cursor ins Feld, Strg+. oder Cmd+., ein Wort aus dem Namen oder dem Baustein, Enter.

Fehlt dem Laptop etwas, das Sie vor einer Stunde gespeichert haben, schauen Sie auf den Sync-Client und warten Sie auf die Datei. Müssen Sie und eine Kollegin den ganzen Nachmittag dieselben Zeilen bearbeiten, fühlt sich das langsam an, und das ist eine berechtigte Einschätzung. Zeigt die Woche eine Bibliothek auf beiden Geräten, ohne PhraseVault-Login und ohne Sync-Tarif von mir, dann ist das der Job, für den die Datei auf der Festplatte liegt.

Die Lizenz nach der Testphase wird einmal pro Person bezahlt und deckt Windows und macOS ab. Die aktuellen Preise stehen auf phrasevault.app/pricing. Der Ordner bleibt so oder so Ihrer.