Terminbestätigung und Erinnerung für E-Mail oder WhatsApp

Denselben Termin lese ich oft in zwei Fassungen. Die E-Mail nennt Tag, Uhrzeit und Ort. Der Kunde antwortet im Chat, und dort steht eine kürzere Zeile aus dem Gedächtnis. Die Fassungen passen nicht zusammen. Die E-Mail sagte Donnerstag um 15:00 Uhr im Vorderzimmer. Der Chat sagte Donnerstagnachmittag, derselbe Ort wie beim letzten Mal. Der Kunde hat zwei Versionen und fragt zu Recht, welche gilt.

Meist ist die absendende Person sorgfältig. Die lange Fassung kam aus einer Vorlage. Die kurze entstand im Chatfeld. Der Ton blieb, eine Angabe nicht.

Wenn Sie Termine von Hand bestätigen, speichern Sie sechs Zeilen und senden Sie am selben Tag eine ausgefüllte Zeile. Eine für die E-Mail, eine für den Chat. Dazu eine Erinnerung am Vortag, eine am Morgen des Termins, eine Verschiebung und eine Verspätung für einen Termin, zu dem Sie hinfahren.

Ein Buchungswerkzeug macht schon eine Arbeit, die bleiben soll. FieldPulse und Zanda können den Termin halten und die Erinnerung senden, die Sie eingeschaltet haben. Brevo kann eine Nachricht zustellen, die Sie schon geschrieben haben, nach dem Zeitplan, den Sie gesetzt haben. Geht dieser Text am Vortag von allein hinaus, lassen Sie ihn dort.

PhraseVault verschickt keine E-Mail, keine SMS und kein WhatsApp. Es läuft nicht auf dem Telefon. Für eine Zeile, die Sie nur vom Telefon senden, ist eine Schnellantwort von WhatsApp Business in dieser App der richtige Ort.

Offen bleibt die Antwort, die Sie am Computer noch aus dem Gedächtnis tippen, in WhatsApp Desktop, in eine E-Mail oder in eine Notiz. Der Buchungseintrag kann stimmen, während dieser Satz daneben liegt. Nutzen Sie das Buchungswerkzeug für die Reservierung, den Kalender und die automatische Terminerinnerung. Nutzen Sie eine gespeicherte Zeile, wenn der Kunde etwas braucht, das die Automatik nicht schreibt: eine andere Zeit, welche Tür, oder ein Morgen, an dem der vorige Auftrag länger dauerte.

Eine Terminbestätigung aus dem Blog einer Buchungssoftware kann mehrere Absätze lang sein. Sie dankt dem Kunden, wiederholt eine Regel, zählt auf, was mitzubringen ist, und endet bei der Absage. Im Entwurfsordner wirkt das fertig.

Dann schreibt der Kunde in WhatsApp: "Geht auch der Vormittag?" Den ganzen Text fügen Sie dort nicht ein. Sie kürzen aus dem Gedächtnis, behalten den freundlichen Teil und lassen eine Angabe weg. Oft fallen Zeit oder Ort weg. Die Erinnerung am nächsten Tag wird eine dritte Fassung desselben Termins. Schreiben Sie die Angaben einmal, in der Länge, die Sie wirklich senden. Die E-Mail kann fünf Sätze haben. Die Chatzeile bleibt bei etwa zwei Sätzen, sonst lassen Sie sie liegen und tippen eine neue.

Jede Fassung braucht vier Angaben. Für wen der Termin ist. Wann er stattfindet, in Worten, die zurückgelesen werden sollen. Wo er ist. Wie er verschoben wird, wenn die Zeit nicht passt.

Verschieben geht über eine Antwort. Bitten Sie darum, mit einer anderen Zeit zu antworten. Braucht ein bestimmter Termin die Regel, senden Sie das Dokument, das Sie dafür schon nutzen, einmal und absichtlich.

Die Termindaten tippen Sie in die Lücke Wann: Wochentag, Datum und Uhrzeit. Der Termin liegt oft in der nächsten Woche, also darf die Lücke nicht den Tag einsetzen, an dem Sie gerade tippen. Die Morgenzeile darf "heute" sagen, weil Sie sie nur an diesem Morgen senden. Die Uhrzeit in der Lücke bleibt die, die Sie getippt haben.

Eine Diagnose bleibt in der Akte. Eine ID-Nummer bleibt in der Akte. Kartendaten gehören nicht in die Nachricht. Eine lange Regel bleibt in ihrem eigenen Dokument. Eine wiederverwendbare Terminzeile soll keine Diagnose und keine Zahlungsnummer enthalten, und eine PIN ist freiwillig, wenn eine Zeile heikel ist.

Die Zeitangabe in der E-Mail ist die Zeitangabe im Chat, und der Ort steht in beiden gleich.

Der fett gesetzte Name ist der Name zum Speichern. Die Beschriftung in der Klammer fragt vor dem Einfügen nach dem Text. Die Zeile wird mit diesen Lücken gespeichert. Sie füllen sie für den Termin, den Sie senden.

Guten Tag {{input:Name}}. Das ist Ihre Terminbestätigung für {{input:Wann}}, Ort: {{input:Wo}}. Wenn Sie eine andere Zeit brauchen, antworten Sie auf diese E-Mail. Ich bestätige den neuen Termin auf demselben Weg. Ich halte diese Zeit für Sie frei, bis Sie mich um eine Änderung bitten. Wenn der Ort schwer zu finden ist, antworten Sie, dann schicke ich eine kurze Notiz, wie Sie hinkommen.

{{input:Name}}, Ihr Termin für {{input:Wann}} ist bestätigt, Ort: {{input:Wo}}. Antworten Sie hier, wenn Sie ihn verschieben müssen.

{{input:Name}}, das ist Ihre Terminerinnerung für morgen, {{input:Wann}}, Ort: {{input:Wo}}. Antworten Sie, wenn Sie den Termin verschieben müssen.

{{input:Name}}, Terminerinnerung: Ihr Termin heute ist {{input:Wann}}, Ort: {{input:Wo}}. Antworten Sie, wenn Sie ihn verschieben müssen.

{{input:Name}}, ich muss Ihren Termin verschieben: {{input:Wann}}, Ort: {{input:Wo}}. Ich kann {{input:Zeit A}} oder {{input:Zeit B}} anbieten, und Sie können mit einer davon antworten oder eine andere Zeit nennen.

{{input:Name}}, ich bin etwa {{input:Minuten}} Minuten zu spät zu unserem Termin: {{input:Wann}}, Ort: {{input:Wo}}. Entschuldigen Sie die Verspätung und antworten Sie, wenn das so nicht mehr passt.

bestätigen lang gehört in die E-Mail. bestätigen kurz gehört in den Chat, auch in WhatsApp. Füllen Sie beide mit derselben Zeitangabe und demselben Ort. Sagt die E-Mail "Donnerstag um 15:00 Uhr" und "Vorderzimmer", sagt der Chat diese Wörter. "Nachmittag" ist eine andere Angabe.

Die Zeile erinnerung vortag senden Sie nur am Vortag, die Zeile erinnerung morgen nur an diesem Morgen. Sendet das Buchungswerkzeug schon eine davon, senden Sie Ihre Zeile nicht. Zwei Erinnerungen für einen Termin liest man nur noch quer.

Zeit A und Zeit B füllen Sie mit zwei Zeiten, die Sie einhalten können. Eine andere Zeit darf die Person selbst vorschlagen.

Die Verspätung gilt für einen Termin, zu dem Sie hinfahren und den Sie vor Ort wahrnehmen. In die Lücke kommen die Minuten, die Sie meinen. Zehn und fünfundzwanzig sind für die wartende Person zwei verschiedene Entscheidungen.

PhraseVault hat keine Trigger-Kürzel. Ich hole die Zeile mit den Wörtern, an die ich mich erinnere.

Unter Windows drücke ich Strg+., am Mac Cmd+. Ich tippe ein paar Buchstaben aus dem Namen oder aus dem Text. Die Suche gleicht Bruchstücke mit dem Namen ab, bei einer ungeschützten Zeile auch mit dem Inhalt. Jedes getippte Wort muss vorkommen. "bestätigen" trifft beide Bestätigungen, weil das Wort in beiden Namen steht. "erinnerung" trifft beide Erinnerungen, weil beide Namen das Wort enthalten und beide Texte "Terminerinnerung" enthalten. "vortag" steht nur im Namen erinnerung vortag und findet nur diese Zeile. "heute" steht in den gespeicherten Zeilen nur im Text von erinnerung morgen und findet diese Zeile über den Inhalt. "morgen" steht im Text der Vortagszeile und im Namen erinnerung morgen, also in beiden. Einen Tippfehler korrigiert die Suche nicht. "erinnernug" findet "erinnerung" nicht.

Ein exakter Name steht zuerst. Danach sind die Zeilen nach Nutzung geordnet. Enter fügt den Text am Cursor ein, das Fenster blendet sich aus, und der vorherige Inhalt der Zwischenablage ist wiederhergestellt. Escape schließt das Fenster. Ist die Kombination schon belegt, lässt sie sich in den Einstellungen ändern.

Reiner Text ist die richtige Form. Diese Sätze gehen in die E-Mail und in WhatsApp. Der Kunde würde gespeicherte Formatierungszeichen sehen.

Die Zeilen liegen in einer lokalen SQLite-Datei. Es gibt kein PhraseVault-Konto und keine PhraseVault-Cloud. Ein zweiter Rechner sieht dieselben Zeilen nur, wenn Sie diese Datei in Dropbox, OneDrive oder iCloud legen, je nachdem, was Sie schon nutzen. Der Quelltext ist einsehbar (source-available). Das ist keine OSI-Open-Source-Lizenz. Sie läuft unter Windows 10 oder neuer und unter macOS 13 Ventura oder neuer auf Apple Silicon. Die Testphase dauert 14 Tage, ohne Konto und ohne Karte. Die Seiten sind https://phrasevault.app und https://phrasevault.app/pricing.

Nehmen Sie den nächsten Termin, der noch vor Ihnen liegt. Nutzen Sie die Nachrichten, die diese Woche gebraucht hätte.

Montag. Speichern Sie die sechs Zeilen unter den Namen oben. Ist die Bestätigung noch nicht versendet, füllen Sie bestätigen lang mit dem Namen, der Zeit, wie sie gelesen werden soll, und dem Ort, und senden Sie die E-Mail.

Dienstag. Wenn diese Person im Chat antwortet, antworten Sie mit bestätigen kurz. Vergleichen Sie Zeit und Ort mit der E-Mail, bevor Sie senden.

Mittwoch. Sehen Sie nach, was das Buchungswerkzeug von allein sendet. Ist die Terminerinnerung am Vortag schon eingeplant, lassen Sie sie. Hat dieser Termin keine, senden Sie erinnerung vortag am Vortag des Termins.

Donnerstag. Am Morgen des Termins senden Sie erinnerung morgen vom Computer. Wenn Sie schon wissen, dass Sie zu spät kommen, senden Sie verspätung besuch, bevor Sie losfahren, mit den Minuten, die Sie meinen. PhraseVault läuft nicht auf dem Telefon. Haben Sie den Schreibtisch verlassen, kann eine Schnellantwort dort dieselben Wörter tragen.

Freitag. Hat die Woche eine Verschiebung erzwungen, senden Sie termin verschieben mit zwei Zeiten, die Sie einhalten können. Hat sich nichts verschoben, lesen Sie die sechs Zeilen einmal, ändern Sie jeden Satz, den Sie nicht laut sagen würden, und hören Sie auf.

Sie können die sechs in eine Notiz kopieren und sie nutzen, auch wenn Sie nichts installieren. Das ist schon der nützliche Teil: der Name, die Zeit, der Ort und ein Weg, den Termin zu verschieben, in Worten, die kurz genug zum Senden sind. Mit PhraseVault füge ich die Zeile, die ich brauche, in das Fenster ein, in dem der Cursor steht.