Mit PhraseVault® speichern Sie E-Mail-Vorlagen und Textbausteine einmal und verwenden sie in Gmail, Outlook, Thunderbird oder Apple Mail auf einem unterstützten Mac — überall dort, wo das Nachrichtenfeld eingefügten Text annimmt. Rufen Sie PhraseVault unter Windows mit Strg+. oder auf dem Mac mit Cmd+. auf, suchen Sie die Antwort und drücken Sie Eingabe. Die integrierten Gmail-Vorlagen eignen sich für Nachrichten, die Sie nur in Gmail im Browser versenden.
Wie funktionieren Vorlagen in Gmail?
Gmail kann häufig benötigte Nachrichten als Vorlagen speichern. Diese Funktion steht am Computer zur Verfügung, nicht in den Smartphone-Apps.
- Öffnen Sie Gmail am Computer. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
- Öffnen Sie den Tab Erweitert. Klicken Sie neben Vorlagen auf Aktivieren und unten auf Änderungen speichern.
- Klicken Sie auf Schreiben und verfassen Sie den Text, den Sie behalten möchten.
- Unten im Fenster „Neue Nachricht“ öffnen Sie das Dreipunkt-Menü, dann Vorlagen, dann Entwurf als Vorlage speichern und Als neue Vorlage speichern. Vergeben Sie einen Namen.
- Zum Verwenden starten Sie eine neue Nachricht, öffnen wieder das Dreipunkt-Menü, dann Vorlagen, und wählen die Vorlage unter Vorlage einfügen.
Die Liste gehört zu einem Gmail-Konto. Ein zweites Konto hat eine eigene, und in Outlook, Apple Mail oder einem anderen Mailprogramm erscheinen diese Vorlagen nicht.
Dieselbe Vorlage in jedem Mailprogramm
Speichern Sie die Antwort als Textbaustein mit einem Namen wie antwort/eingang oder termin/anfrage. Mit gemeinsamen Präfixen finden Sie zusammengehörige Antworten leichter über die Suche. Ein Label wie Termine oder Nachfassen fasst dieselben Vorlagen zusammen, wenn die Sammlung wächst; klicken Sie das Label an, um nur diese zu sehen. Siehe Labels und Filter. Klicken Sie in die Nachricht, öffnen Sie PhraseVault und tippen Sie ein paar Buchstaben aus dem Namen oder dem Text. Die Fuzzy-Suche findet den Baustein auch bei anderer Wortreihenfolge und bei Wortteilen.
Auf dem Mac erlauben Sie PhraseVault unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Bedienungshilfen. Solange das fehlt, bleibt der Text in der Zwischenablage, statt eingefügt zu werden.
Mit {{input:Name}} fragt PhraseVault vor dem Einfügen nach dem Namen. {{date}} setzt dagegen automatisch das heutige Datum ein. Weitere Möglichkeiten finden Sie im Leitfaden zu Platzhaltern.
Für Fettdruck, Listen und Links stellen Sie das Format auf Markdown. Ein Mailprogramm, das formatierten Text annimmt, behält die Formatierung, während ein reines Textfeld die Markdown-Zeichen bekommt.
Vorlagen zum Anpassen
Passen Sie Anrede, Fristen und Ton an Ihren Alltag an.
Eingang bestätigen:
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe sie erhalten und antworte Ihnen bis [Tag].
Termin:
Guten Tag [Name], ich würde gern mit Ihnen über [Thema] sprechen. Passt Ihnen [Tag] um [Uhrzeit], oder ist ein anderer Termin besser?
Nachfassen:
Guten Tag [Name], ich komme auf meine Nachricht zu [Thema] zurück. Haben Sie dazu noch Fragen? Wenn es Ihnen besser passt, können wir auch nächste Woche darüber sprechen.
Kurze Bestätigung:
Vielen Dank für die Unterlagen. Ich sehe sie durch und melde mich bis [Tag] mit dem nächsten Schritt.
Outlook und Thunderbird
Word und das klassische Outlook haben eigene Schnellbaustein-Kataloge. Auch das neue Outlook und Outlook im Web bieten Schnellbausteine für E-Mails. Eine Anleitung und einen Vergleich finden Sie unter Textbausteine in Outlook und Word. Thunderbird kann ganze Nachrichten als Vorlagen speichern; das Add-on Quicktext bietet wiederverwendbare Textbausteine.
- hallo - Hallo Alex,
- termin - Ich würde gerne einen kurzen Termin vereinbaren, um das Projekt zu besprechen. Lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen passt.
- sig - Mit freundlichen Grüßen, Sarah Müller {{date:long}}
- abwesend - Ich bin derzeit nicht im Büro und habe nur eingeschränkten Zugang zu E-Mails. Ich melde mich bei meiner Rückkehr.
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