Schnellbausteine sind im neuen Outlook und in Outlook im Web verfügbar: Öffnen Sie eine Nachricht und wählen Sie unter Einfügen die Schnellbausteine aus. Ihre gespeicherten Einträge verwalten Sie nach Konto unter Einstellungen, E-Mail, Schnellbausteine. Beim separaten Add-In „Meine Vorlagen“ gilt dagegen eine Grenze von 32 KB für alle Vorlagen zusammen, nicht für jede einzelne.
Wie erstelle und finde ich Schnellbausteine?
Öffnen Sie eine neue Nachricht oder eine Antwort und klicken Sie in den Nachrichtentext. Über Einfügen und Schnellbausteine wählen Sie einen gespeicherten Eintrag aus. Zum Speichern eines neuen Bausteins markieren Sie den gewünschten Text im Entwurf und öffnen dasselbe Menü. Der Speicherbefehl heißt in der englischen Oberfläche Save selection to Quick Parts.
Fehlt ein Eintrag, prüfen Sie das Konto, von dem Sie die Nachricht senden. Die Verwaltung zeigt die Bausteine nach Konto an. Sehen Sie deshalb in allen verwendeten Postfächern nach, bevor Sie den Text neu anlegen. Microsofts Anleitung zu Schnellbausteinen beschreibt die Funktion im neuen Outlook und in Outlook im Web.
Warum meldet „Meine Vorlagen“, dass eine Vorlage zu groß ist?
„Meine Vorlagen“ (My Templates) ist ein eigenes Add-In für kurze Textbausteine mit einfacher Formatierung. Insgesamt stehen für alle Vorlagen 32 KB zur Verfügung. Wenn diese Grenze erreicht ist, reicht es möglicherweise nicht, nur die neueste Vorlage zu kürzen. Löschen Sie nicht mehr benötigte Vorlagen oder speichern Sie längere Texte in einer anderen Sammlung. Microsoft erläutert die Grenze in der Hilfe zum Speicherfehler.
Für Bilder, Tabellen und Anhänge eignet sich eine vollständige E-Mail-Vorlage besser. Die Funktion Mail Templates speichert im neuen Outlook die ganze Nachricht mit umfangreicher Formatierung, Bildern, Tabellen und Anhängen. Das passt etwa für regelmäßig versendete Ankündigungen; für einzelne Absätze in unterschiedlichen Nachrichten sind Schnellbausteine praktischer. Weitere Informationen finden Sie in Microsofts Anleitung zu E-Mail-Vorlagen.
Sind meine Signaturen auch auf einem anderen Computer verfügbar?
Unter Einstellungen, Konten, Signaturen können Sie mehrere Signaturen mit Text, Links und Bildern anlegen. Microsoft weist darauf hin, dass Signaturen auf dem Gerät gespeichert sein können, auf dem Sie sie erstellt haben, und auf einem anderen Gerät möglicherweise fehlen. Bewahren Sie wichtige Texte zusätzlich separat auf, wenn Sie häufig den Computer wechseln.
Was passiert mit Schnellbausteinen aus dem klassischen Outlook?
Bestehende Installationen des klassischen Outlook werden mindestens bis 2029 unterstützt. Dort liegen die Schnellbausteine auf jedem PC in der lokalen Vorlagendatei NormalEmail.dotm. Gehen Sie deshalb nicht davon aus, dass sie automatisch im neuen Outlook erscheinen.
Wenn nach dem Wechsel ein Baustein fehlt, prüfen Sie zuerst das klassische Outlook und die einzelnen Konten im neuen Outlook, bevor Sie ihn neu schreiben.
Wie nutze ich dieselben Antworten außerhalb von Outlook?
PhraseVault® speichert Ihre Textbausteine lokal, damit Sie sie in Outlook, Teams, im Browser und in anderen Mailprogrammen verwenden können. Drücken Sie unter Windows Strg+. oder auf einem unterstützten Mac Cmd+., suchen Sie nach einigen Buchstaben des Namens oder des ungeschützten Inhalts und drücken Sie Eingabe. Der Baustein wird in das zuvor verwendete Programm eingefügt. Sie wählen ihn über die Suche aus und müssen sich keine Abkürzungen merken.
PhraseVault unterstützt Windows 10/11 x64 und Macs mit Apple Silicon ab macOS 13. Unter Linux läuft es zusätzlich auf x86_64 und ist für Omarchy und Arch mit Hyprland ausgelegt. Automatisches Einfügen und die Aufruf-Tastenkombination brauchen Hyprland. Das AppImage für andere Distributionen ist ein unverbindlicher Versuch. Auf dem Mac benötigt das automatische Einfügen die Bedienungshilfen-Berechtigung; ohne diese wird der Text zum manuellen Einfügen in die Zwischenablage kopiert. Ihre Sammlung hängt weder an einem Outlook-Konto noch an der Speichergrenze von „Meine Vorlagen“.
Wie Sie Fettformatierung, Links und Tabellen nutzen, erklärt die Anleitung für formatierten Text. Für andere Mailprogramme gibt es den Leitfaden zu E-Mail-Vorlagen. Der Vergleich mit Schnellbausteinen behandelt auch Word und das klassische Outlook.
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