Textbausteine für Arbeitszeugnisse helfen Ihnen, Einleitung, Aufgabenbeschreibung und Schluss wiederzuverwenden und die Bewertung individuell zu formulieren. PhraseVault® speichert diese Absätze auf Ihrem Rechner. Mit Strg+. unter Windows oder Cmd+. am Mac rufen Sie die Suche auf, finden den passenden Baustein über Name oder Inhalt und fügen ihn mit der Eingabetaste in Ihr Dokument ein.
In Deutschland enthält ein einfaches Arbeitszeugnis Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit; ein qualifiziertes Zeugnis umfasst zusätzlich Leistung und Verhalten. Das regelt § 109 GewO.
Warum einzelne Bausteine leichter zu pflegen sind
In einer Sammlung alter Word-Dateien ist die aktuelle Formulierung oft schwer zu finden. Einzelne Bausteine lassen sich gezielt aktualisieren und passend zur Stelle zusammensetzen. Verwenden Sie eindeutige Namen wie „Zeugnis Einleitung“, „Zeugnis Aufgaben“ oder „Zeugnis Schluss“. Die Fuzzy-Suche findet Wortteile im Namen und im ungeschützten Inhalt unabhängig von der Reihenfolge; häufig genutzte Bausteine stehen weiter oben.
Sie wählen den Absatz in der aufgerufenen Suche aus, ohne sich eine Liste von Kürzeln für die automatische Ersetzung merken zu müssen.
Welche Abschnitte Sie als Bausteine speichern können
Speichern Sie die Teile getrennt, die Sie wirklich wiederverwenden:
- Einleitung mit Name, Beschäftigungszeitraum und Funktion
- Aufgaben passend zur tatsächlichen Tätigkeit
- Zusätzliche Verantwortung oder Führungsaufgaben, falls zutreffend
- Leistung und Verhalten mit einer individuell geprüften Bewertung
- Schluss in der von Ihnen freigegebenen Fassung
- Beschäftigungsnachweis für Anfragen, bei denen nur Zeitraum und Funktion bestätigt werden sollen
Bei Leistung und Verhalten kommt es auf den genauen Wortlaut an. Verwenden Sie dafür Formulierungen, die Ihre Personalabteilung geprüft hat und die zur Person passen. Auch Dank, Bedauern und Zukunftswünsche sollten Sie bewusst auswählen, statt die Schlussformel ungeprüft aus einem alten Zeugnis zu übernehmen.
Formulierungen, die Sie zusammensetzen
Speichern Sie die folgenden Beispiele mit Platzhaltern. Beim Einfügen fragt PhraseVault die benötigten Angaben ab; die Schreibweise finden Sie bei den dynamischen Platzhaltern. Alternativ können Sie eckige Klammern verwenden und die Angaben im Dokument ergänzen.
Zeugnis Einleitung:
{{select:Anrede=Herr,Frau}} {{input:Name}} war vom {{input:Eintritt}} bis zum {{input:Austritt}} als {{input:Funktion}} im Bereich {{input:Bereich}} unseres Unternehmens tätig.
Zeugnis Aufgaben:
Zu den Aufgaben gehörten insbesondere {{textarea:Aufgaben}}.
Zusätzliche Verantwortung:
Darüber hinaus umfasste der Verantwortungsbereich {{input:Projekt oder Teilbereich}}.
Speichern Sie die geprüften Formulierungen zu Leistung und Verhalten als eigene Bausteine, zum Beispiel unter „Zeugnis Leistung freigegeben“. Prüfen Sie bei jedem Einsatz, ob die Bewertung zur tatsächlichen Arbeit passt.
Zeugnis Führung:
In der Rolle als {{input:Führungsrolle}} gehörten zu den Aufgaben {{textarea:Aufgaben in der Führung}}.
Zeugnis Ausscheiden:
Das Arbeitsverhältnis endet am {{input:Datum}}. {{textarea:Anlass, falls er genannt wird}}
Zeugnis Schluss:
Wir danken für die geleistete Arbeit und wünschen für den weiteren beruflichen und privaten Weg alles Gute.
Beschäftigungsnachweis:
Wir bestätigen, dass {{select:Anrede=Herr,Frau}} {{input:Name}} vom {{input:Eintritt}} bis zum {{input:Austritt}} als {{input:Funktion}} bei uns beschäftigt war. Weitere Angaben machen wir nicht.
Die eingegebenen Angaben erscheinen im Zeugnis, ohne den gespeicherten Baustein zu verändern. So bleibt er für die nächste Anfrage verwendbar.
Was Sie vor der Ausgabe prüfen sollten
- Stimmen Name, Zeitraum, Funktion und Aufgaben mit den Beschäftigungsdaten überein?
- Beschreiben Leistung und Verhalten die tatsächliche Arbeit, und ist die Formulierung freigegeben?
- Haben Führungskraft und Personalabteilung dieselbe Fassung geprüft?
- Wird das fertige Zeugnis in der Personalakte abgelegt, während die Bausteine keine personenbezogenen Angaben behalten?
Dieselbe Fassung für die ganze Personalabteilung
Bei der gemeinsamen Nutzung im Team greifen Ihre Kolleginnen und Kollegen auf dieselben freigegebenen Bausteine in einer gemeinsamen Datenbankdatei zu. Änderungen sehen sie beim nächsten Aufruf oder bei der nächsten Suche. Lassen Sie die Sammlung möglichst von einer Person pflegen: PhraseVault führt gleichzeitige Bearbeitungen nicht zusammen und löst keine Konflikte zwischen offline bearbeiteten Cloud-Kopien.
Absagen, Einladungen und Onboarding behandeln wir im Artikel Textbausteine für das Personalwesen.
PhraseVault speichert Ihre Bausteine in der gewählten Datenbankdatei, benötigt kein Konto und sendet keine Nutzungsdaten. Lizenznehmer können den Quellcode auf Anfrage nach einer Geheimhaltungsvereinbarung einsehen. Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten finden Sie im Artikel zur Datenspeicherung ohne Cloud.
PhraseVault läuft unter Windows 10 oder neuer (x64) und unter macOS 13 oder neuer auf Apple Silicon. Unter Linux läuft es zusätzlich auf x86_64 und ist für Omarchy und Arch mit Hyprland ausgelegt. Automatisches Einfügen und die Aufruf-Tastenkombination brauchen Hyprland. Das AppImage für andere Distributionen ist ein unverbindlicher Versuch. Erlauben Sie am Mac den Zugriff unter Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Bedienungshilfen, damit PhraseVault den Text einfügen kann. Ohne diese Erlaubnis wird der Text kopiert und Sie fügen ihn selbst ein.
Laden Sie PhraseVault herunter und testen Sie alle Funktionen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Beginnen Sie mit Einleitung, Aufgaben und Schluss für Ihr nächstes Zeugnis.