Für eine vollständige E-Mail können Sie in Thunderbird eine Vorlage speichern und für die nächste Nachricht eine Kopie öffnen. Einzelne Textbausteine fügen Sie mit Quicktext innerhalb von Thunderbird oder mit PhraseVault® auch in anderen Programmen ein. In PhraseVault rufen Sie mit Strg+. unter Windows oder Cmd+. am Mac die Suche auf, finden den passenden Absatz und fügen ihn mit der Eingabetaste ein.
Welche Lösung passt, hängt davon ab, was Sie wiederverwenden: eine ganze Nachricht, Ihre Signatur oder einen Absatz, den Sie auch außerhalb von Thunderbird brauchen.
Eine vollständige E-Mail als Vorlage speichern
Verfassen Sie die Nachricht und wählen Sie Datei → Speichern als → Vorlage. Über den Betreff finden Sie die Vorlage später in der Nachrichtenliste wieder. Thunderbird speichert sie üblicherweise im Ordner Vorlagen; den Speicherordner legen Sie in den Konten-Einstellungen unter Kopien & Ordner fest. Die Einstellung erklärt die Thunderbird-Hilfe zu Konten.
Öffnen Sie die gespeicherte Vorlage mit einem Doppelklick. Es entsteht eine neue Nachricht mit einer Kopie des Inhalts, in der Sie Betreff und Text anpassen können. Für ganze Nachrichten ist das praktisch; für einen einzelnen Satz in einer bereits begonnenen Antwort eignet sich ein Textbaustein besser.
Für den üblichen Gruß und Ihre Kontaktdaten nutzen Sie die Signatur des Kontos. Wenn Sie denselben Abschluss in anderen Programmen brauchen, können Sie ihn zusätzlich in PhraseVault speichern.
Das Add-on Quicktext
Quicktext ist ein Thunderbird-Add-on, das gespeicherten Text beim Verfassen einer Nachricht einfügt. Das ist praktisch, wenn Sie Ihre Antworten nur in Thunderbird verwenden. Prüfen Sie vor der Installation oder einem Update auf der Quicktext-Add-on-Seite, welche Thunderbird-Versionen unterstützt werden.
PhraseVault eignet sich, wenn Sie dieselben Formulierungen auch im Browser, im Ticketsystem oder in einem anderen Mailprogramm brauchen. Die Sammlung liegt außerhalb von Thunderbird und benötigt kein Add-on.
In PhraseVault wählen Sie den Text über die aufgerufene Suche aus. Sie müssen sich keine Kürzel merken, die während des Tippens automatisch ersetzt werden.
Wenn Thunderbird-Textbausteine verschwunden sind
Bevor Sie die Texte neu anlegen, prüfen Sie den Speicherort und gegebenenfalls das Add-on:
- Kontrollieren Sie in den Konten-Einstellungen unter Kopien & Ordner, welcher Vorlagenordner für das Absenderkonto eingestellt ist. Er kann auch in einem anderen Konto oder unter den lokalen Ordnern liegen.
- Klappen Sie die Ordnerliste auf. Fehlt ein IMAP-Vorlagenordner, prüfen Sie, ob Sie ihn abonniert haben.
- Stammen die Texte aus Quicktext, prüfen Sie, ob das Add-on aktiviert ist und Ihre installierte Thunderbird-Version unterstützt.
PhraseVault speichert Bausteine in seiner eigenen Datenbank. Fehlen dort Texte, prüfen Sie die ausgewählte Datenbank in den Einstellungen und wählen Sie mit Datenbank öffnen die Datei, in der die Bausteine gespeichert sind.
Dieselben Antworten in anderen Programmen verwenden
PhraseVault fügt über die Zwischenablage in Thunderbird und andere Programme ein, die normales Einfügen unterstützen. Die App läuft unter Windows 10 oder neuer (x64), unter macOS 13 oder neuer auf Apple Silicon und unter Linux (x86_64). Linux ist für Omarchy und Arch mit Hyprland ausgelegt. Automatisches Einfügen und die Aufruf-Tastenkombination brauchen Hyprland. Das AppImage für andere Distributionen ist ein unverbindlicher Versuch. Wo das automatische Einfügen fehlt, bleiben Thunderbird-Vorlagen oder ein Add-on wie Quicktext innerhalb von Thunderbird nutzbar.
Erlauben Sie am Mac den Zugriff unter Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Bedienungshilfen, damit PhraseVault einfügen kann. Ohne diese Erlaubnis wird der Text kopiert und Sie fügen ihn selbst ein. Ist die Standardkombination schon belegt, können Sie die Aufruf-Tastenkombination ändern. Namen, Datumsangaben und andere variable Details ergänzen Sie mit dynamischen Platzhaltern.
Nutzen Sie zusätzlich Outlook, finden Sie die integrierten Möglichkeiten unter Schnellbausteine in Outlook und Word. Eine Sammlung für verschiedene Programme beschreibt der Artikel E-Mail-Vorlagen für jedes Mailprogramm.
Verwenden Sie klare Namen wie „Antwort eingegangen“ oder „Terminvorschlag“. Die Fuzzy-Suche findet Wortteile im Namen und im ungeschützten Inhalt unabhängig von der Reihenfolge; häufig genutzte Bausteine stehen weiter oben.
Antworten, die Sie oft schicken
Eingang bestätigt:
Vielen Dank für Ihre Nachricht zu {{input:Thema}}. Ich habe sie erhalten und melde mich bis {{input:Zeitpunkt}}.
Terminvorschlag:
Für ein Gespräch zu {{input:Thema}} würde mir {{input:Tag und Uhrzeit}} passen. Falls der Termin für Sie nicht passt, nennen Sie mir bitte zwei Alternativen.
Kurze Abwesenheit:
Ich bin bis {{input:Datum}} nur eingeschränkt erreichbar und beantworte Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr.
Nachfrage:
Ich möchte kurz nachfassen wegen {{input:Thema}} vom {{input:Datum}}. Haben Sie dazu schon etwas Neues, oder soll ich noch etwas nachreichen?
Weiterleitung an die zuständige Person:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe Ihre E-Mail an {{input:Name}} weitergeleitet. Dort wird Ihr Anliegen bearbeitet und beantwortet.
Laden Sie PhraseVault herunter und testen Sie alle Funktionen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Speichern Sie zwei häufig genutzte Antworten und probieren Sie sie in Ihrer nächsten Thunderbird-Nachricht aus.