Deja de memorizar abreviaturas: busca tus frases con PhraseVault

Soy Gerhard Petermeir, de SPQRK IT-Services. Creé PhraseVault después de años viendo cómo la gente perdía tiempo volviendo a escribir textos que ya tenía. Un número de IVA, un IBAN, la respuesta que envió el martes pasado: el texto ya existe. Pero quien está delante del teclado vuelve a escribirlo, porque encontrarlo cuesta más que teclearlo de nuevo.

Un expansor de texto debería acabar con ese ciclo. Con una biblioteca pequeña, el sistema habitual funciona. Asignas ;iva a la línea del IVA, ;iban a los datos bancarios y ;tarde al correo sobre el retraso de una entrega. Veinte frases, veinte abreviaturas, y la herramienta parece ingeniosa. Luego la biblioteca crece. En octubre ya no recuerdas la abreviatura que inventaste en marzo. Recuerdas la frase, pero no el código. Así que vuelves a escribirla, justo lo que querías evitar al instalar la herramienta.

La biblioteca no falló porque el texto estuviera mal. Falló porque la única forma de acceder a él dependía de tu memoria.

Lo que necesitas es sencillo: encontrar la frase correcta e insertarla donde está el cursor. La búsqueda resuelve eso en el trabajo diario, tengas 30 frases o 300. Si para insertar una frase poco habitual tienes que recordar un código, quizá acabes por no guardarla.

A mí me importa la frase que necesitas dos veces al año: una política de devoluciones, un párrafo sobre los plazos de entrega, un comando de una incidencia antigua. Si cuesta más encontrarla que una frase que usas todos los días, dejarás de guardarla. Al año siguiente la escribirás de memoria, con algún cambio, y alguien copiará la versión equivocada en un correo a un cliente.

Por eso PhraseVault no usa abreviaturas para activar la inserción. No tienes que inventar una al guardar una frase ni mantener un segundo vocabulario junto al texto. Le pones un nombre sencillo, como lo dirías en una conversación. La búsqueda consulta ese nombre y, si la frase no está protegida, también el contenido. Así encuentras una frase tanto si la guardaste esta mañana como si la guardaste la primavera pasada.

La secuencia es la misma en cualquier aplicación donde pueda pegar texto: el correo, un campo del navegador, Slack, un editor o una terminal.

Pongo el cursor donde quiero insertar el texto. Pulso Ctrl+. en Windows o Cmd+. en un Mac. PhraseVault se abre sobre la aplicación en la que estoy. Esos son los atajos predeterminados. Si un equipo ya usa esa combinación, puedo cambiar el atajo en Ajustes.

Escribo unas letras que sé que están en la frase. A veces las recuerdo del nombre: iva, entrega, commit. Otras veces solo recuerdo un fragmento del contenido: una calle, un producto, una oración que me gustó. La búsqueda compara esos fragmentos con el nombre. Si la frase no está protegida, también busca en el contenido, y todos los términos que escribo deben aparecer. Busca el texto tal como está escrito; no corrige las faltas de ortografía. Las coincidencias exactas con el nombre aparecen primero. Las demás se ordenan por frecuencia de uso.

Si protejo una frase con el PIN, la búsqueda solo consulta el nombre, incluso mientras está desbloqueada. Es una decisión deliberada. No quiero que una búsqueda encuentre una frase protegida solo porque he escrito una palabra de su contenido.

Cuando hay resultados y la primera fila es la que quiero, pulso Enter. El texto se pega donde está el cursor, PhraseVault se oculta y se restaura el contenido anterior del portapapeles. Si quiero otro resultado, lo selecciono y pulso Enter. Si abrí la ventana por error, Escape la oculta; si hay un menú o un diálogo abierto, lo cierra primero. Con la búsqueda vacía, Enter no inserta nada hasta que selecciono una fila. Así evito pegar algo por accidente.

Basta con un nombre que usaría en una conversación. "Retraso de entrega, disponible el viernes" es mejor nombre que re3. Si estoy en el correo y pienso en la del viernes, escribo viernes. La frase aparece porque esa palabra está en el nombre o, si no está protegida, en el texto que voy a insertar. Al guardarla no tuve que adivinar qué cuatro caracteres seguiría recordando en octubre.

Ese es el proceso: abrir, escribir unas letras del nombre o del contenido no protegido y pulsar Enter. Lo uso para los textos habituales de un negocio pequeño: la línea del IVA, el IBAN, las direcciones, las respuestas que soporte envía cada semana, un prompt que conviene guardar, un comando que no quiero reconstruir desde el historial de la terminal. Abro PhraseVault desde la aplicación en la que estoy, busco, inserto y sigo escribiendo.

Espanso, AutoHotkey y TextExpander son herramientas sólidas que mucha gente usa a diario. Cada una tiene su sitio.

Espanso se basa en abreviaturas que activan la expansión y permite mantener una biblioteca en YAML si prefieres guardar las frases en archivos. AutoHotkey automatiza en Windows mucho más que la inserción de frases, incluidos los hotstrings, si estás dispuesto a escribir y mantener un script. TextExpander lleva años ofreciendo expansión por abreviaturas y bibliotecas compartidas. Su extensión de Chrome también sugiere fragmentos sin que tengas que escribir la abreviatura.

Ese modo de trabajar encaja con otros hábitos. La expansión se activa al escribir un código, o forma parte de una herramienta de automatización que ya utilizas. Yo me centro en una tarea más concreta. Prefiero abrir un cuadro de búsqueda a mantener abreviaturas junto al texto. Si tu biblioteca consta de cinco códigos que escribes todo el día, una herramienta basada en abreviaturas puede ser más rápida. Creé PhraseVault para las bibliotecas cuyos códigos ya cuesta recordar y para quien no quiere abrir un script solo para cambiar una frase.

Si ya tienes frases en YAML de Espanso o en un CSV de TextExpander, PhraseVault puede importarlas. La vista previa permite omitir o sobrescribir cada frase por separado. Así puedes probarlo sin empezar con una biblioteca vacía ni reemplazarlo todo a ciegas.

Tus frases se guardan en un archivo SQLite en tu propio disco. No necesitas una cuenta de PhraseVault y no hay un servidor mío que reciba tus textos. La aplicación funciona sin conexión. Es compatible con Windows 10 y posteriores, de 64 bits, y con macOS 13 Ventura y posteriores, en equipos con Apple Silicon. Una licencia cubre ambos sistemas para la misma persona.

PhraseVault tiene el código fuente disponible para que puedas leerlo. No usa una licencia de código abierto aprobada por la OSI. La licencia es de pago único; puedes consultar el precio actual en la página de precios.

Si quieres usar la misma biblioteca en otro equipo, guarda el archivo de base de datos en una carpeta que sincronices con tu propio Dropbox, OneDrive o iCloud. Tú aportas el servicio. Yo no vendo un plan de sincronización de PhraseVault. Una carpeta compartida también permite que un equipo pequeño abra la misma base de datos. Compartir la carpeta no sustituye la licencia de cada persona.

La rapidez con que llegan los cambios depende del servicio de sincronización. iCloud Drive o una carpeta compartida a través de una VPN pueden tardar más en actualizarse. No lo describiría como un editor colaborativo en tiempo real. Para una persona con dos equipos o un equipo que modifica frases de vez en cuando, es una solución sencilla. Puedes ver el archivo, copiarlo y guardar una copia de seguridad. Ajustes muestra dónde está la base de datos y permite abrir otro archivo si quieres una biblioteca independiente.

Esta es la prueba que propongo. Durante una semana, guarda frases con nombres que usarías al hablar con un compañero. No inventes códigos: no hay un campo para ellos. Cuando necesites una frase, pulsa Ctrl+. o Cmd+., escribe una palabra que recuerdes del nombre o del contenido no protegido y pulsa Enter.

Empieza por los diez textos que volviste a escribir el mes pasado. La línea del IVA. La nota sobre un retraso de entrega. La dirección. Ese párrafo que sigues puliendo en borradores y luego envías en una versión menos cuidada. Ponles nombres sencillos y claros. Deja que la búsqueda te ayude a encontrarlos.

La descarga incluye una prueba de 14 días, sin tarjeta, antes de comprar la licencia de pago único. Si al acabar la semana sigues prefiriendo un código que se expanda mientras escribes, una herramienta basada en abreviaturas puede encajar mejor con tu forma de trabajar. Si las frases que usas poco siguen siendo fáciles de encontrar, PhraseVault estará haciendo el trabajo para el que lo creé.