Soy Gerhard Petermeir, de SPQRK IT-Services. Antes creía que necesitaba mejores plantillas de correos completos. Pero lo que se repetía era mucho más breve: un agradecimiento al principio, una despedida al final, un par de maneras de proponer una hora y los datos de la empresa, que podría teclear medio dormido. El cuerpo del mensaje, la parte que responde a la persona, cambiaba cada vez.

Este es el conjunto que guardaría un lunes por la mañana. Doce fragmentos: saludos, despedidas, frases para concertar citas y datos de la empresa. En unos minutos puedes leerlos y adaptar la redacción a tu estilo. Después explicaré por qué una biblioteca que solo está en el correo se queda corta cuando necesitas la misma frase en Slack o en una nota del CRM, y cómo encontrar un fragmento escribiendo unas letras.

Las repeticiones que dejas de notar

Ninguna de estas líneas parece merecer una plantilla por sí sola.

"Gracias por tu mensaje."
"Perdona por tardar en responder."
"Saludos cordiales," y tu nombre.
"Estoy disponible el martes a las 10:00 o el miércoles a las 14:00."
La dirección postal.
El número de identificación a efectos del IVA o UID.
El IBAN, que compruebas cifra a cifra porque un error sale caro.

Escribir o buscar una línea puede llevar quince segundos. Quince segundos no parecen suficientes para pensar que conviene guardarla. Pero al llegar el viernes, ya has escrito la dirección en un correo, en una nota junto a un PDF, en un formulario del navegador y en un mensaje de Slack a quien paga las facturas. No notas el tiempo acumulado porque cada repetición parece insignificante.

Me di cuenta al copiar el IBAN desde un archivo de notas y escribir, aun así, el saludo de memoria. Los datos tenían un sitio donde guardarse. Las frases, no. La mayoría de los ejemplos de respuestas predefinidas cubren un correo completo, mientras que una hora después vuelves a escribir la misma línea breve en el chat.

Dónde se quedan cortas las plantillas de Gmail y los elementos rápidos de Outlook

Las plantillas de Gmail, que muchos seguimos llamando respuestas predefinidas, resuelven bien los correos repetidos dentro de Gmail. Los elementos rápidos de Outlook (Quick Parts) sirven para reutilizar texto dentro de Outlook. Si pasas la semana en una sola bandeja de entrada, usa la herramienta que ya tienes ahí. Dentro de esa aplicación, ambas son útiles.

La limitación aparece al cambiar de aplicación.

Una frase para proponer una cita que solo está guardada en Gmail no está a mano cuando un cliente pide horarios en Slack. Un UID guardado como elemento rápido no rellena el formulario de un proveedor en el navegador. Una nota del CRM es otro destino. Vuelves a escribir la línea o mantienes una segunda copia, con el riesgo de que dejen de coincidir.

Ahí surge el problema. Muchas listas de plantillas de correo que prometen servir en cualquier sitio dan por hecho que solo vas a pegar en una ventana de redacción. Yo trabajo con correo, chat, documentos y formularios. Guardar los textos en una sola bandeja de entrada no resuelve los otros usos.

Guarda el principio y el final; escribe el resto a tu manera

Una plantilla de correo completo se queda desactualizada enseguida. Abres "seguimiento de propuesta", borras tres párrafos y reescribes la única frase que importaba. Ahorraste un saludo, pero después tuviste que editar todo el mensaje.

Lo que se repite es la estructura:

Cómo empiezas.
Cómo te despides.
Cómo propones una hora o pides que te sugieran una.
Los datos de la empresa que no cambian de un mensaje al siguiente.

El cuerpo del mensaje queda en tus propias palabras: la decisión, la cifra, el sí o el no concreto. Eso lo escribo yo. La frase que demuestra que he leído el correo necesita una respuesta propia.

Fuera de la bandeja de entrada, los fragmentos de correo siguen siendo útiles porque son texto plano. Un saludo puede servir en un correo, un documento o Slack. Un correo de 400 palabras rara vez se adapta igual de bien a esos usos.

El kit de 12 fragmentos

Guarda primero estos doce. La etiqueta en negrita es el nombre con el que buscarás cada fragmento. Debajo está el texto que insertarás. Antes de enviar un mensaje real, sustituye los datos de empresa de ejemplo, el nombre y las horas de reunión por los tuyos. El IVA / UID, el IBAN y la dirección son marcadores de posición para mostrar el formato. No son datos de pago reales. Muster GmbH es un nombre de empresa ficticio.

Pon nombres que incluyan las palabras que usarías al buscar, como saludo gracias o empresa dirección.

1. saludo gracias

Gracias por tu mensaje. Lo tengo delante.

2. saludo seguimiento

Te escribo para retomar mi último mensaje. Podemos seguir cuando tengas un momento.

3. saludo retraso

Perdona por tardar en responder. Quería contestarte con calma, sin prisas.

4. cierre saludos

Saludos cordiales,
Gerhard Petermeir

5. cierre ayuda

Si algo no queda claro, responde en este hilo y te lo aclaro.

6. cierre gracias

Gracias de nuevo por explicarlo con tanta claridad.

7. horario ofrecer

Estoy disponible el martes a las 10:00, el miércoles a las 14:00 o el jueves a las 09:30, hora de Viena. ¿Qué opción te viene bien?

8. horario pedir

¿Puedes proponerme dos o tres horarios que te vengan bien esta semana? Te confirmaré uno el mismo día.

9. horario tarde

Voy con unos diez minutos de retraso y me conectaré en cuanto pueda. Si la llamada ya ha empezado, podéis seguir sin mí.

10. empresa dirección

Muster GmbH
Beispielgasse 12
1010 Viena
Austria

11. empresa iva

IVA / UID: ATU00000000

12. empresa iban

IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000
Titular: Muster GmbH

Doce bastan para una semana. Cuando una línea nueva aparezca dos veces en tu trabajo, añádela. Hasta entonces, deja el conjunto en doce.

Nombres para buscar, no códigos para memorizar

Durante años usé un script de AutoHotkey para esto. Tenía hotstrings como ::addr::, ::iban:: y ::sig::. Cada uno insertaba un bloque de texto al escribir su código. Creía que los recordaría, pero una semana después seguía confundiendo cuál correspondía a la dirección. En el chat, la expansión se activaba cuando no la quería. En un formulario, no me resultaba útil. La herramienta funcionaba; lo que me costaba era recordar los códigos.

Ponle al fragmento las palabras que escribirías al buscar.

saludo gracias, porque "gracias" es la palabra que recuerdas.
horario ofrecer, porque estás a punto de proponer una cita.
empresa iban, porque necesitas el IBAN.

En mi equipo, abro PhraseVault con Ctrl+. en Windows o Cmd+. en un Mac. Escribo unas letras. PhraseVault busca en los nombres y, si el fragmento no está protegido, también en el contenido. Así, "IVA", "Viena" o "tardar en responder" permiten encontrar el fragmento aunque no recuerde su nombre. Los fragmentos protegidos solo se buscan por el nombre, incluso mientras están desbloqueados. Cuando el resultado que quiero está seleccionado, Enter lo inserta donde está el cursor. El atajo para abrir la ventana se puede cambiar en Ajustes.

No hay abreviaturas que activen la inserción ni expansiones automáticas en mitad de una frase. En Slack o en una nota del CRM, una inserción inesperada puede dar más trabajo que escribir la línea.

Dónde guardar el kit

Un conjunto de textos para el correo, Slack, el navegador y los documentos necesita estar disponible desde todas esas aplicaciones. Tiene que poder pegar texto plano en el campo donde estás escribiendo.

Yo lo guardo en PhraseVault. La biblioteca está en un archivo SQLite local, en tu equipo. No necesitas crear una cuenta y no hay una nube de PhraseVault que almacene tu IBAN. Funciona sin conexión y es compatible con Windows 10 y posteriores, de 64 bits, y con macOS 13 Ventura y posteriores, en equipos con Apple Silicon. Una licencia permite a la misma persona usar ambos sistemas.

Para usar la biblioteca en un segundo equipo, guardo el archivo de base de datos en una carpeta de mi propio Dropbox, iCloud o OneDrive y dejo que ese servicio lo sincronice. Es opcional y no requiere un plan de sincronización de PhraseVault. En un solo equipo no necesitas ningún servicio de ese tipo.

PhraseVault tiene el código fuente disponible, así que puedes leer cómo funciona una herramienta en la que guardas un IBAN. No usa una licencia de código abierto aprobada por la OSI. La licencia es de pago único. Dejo el precio fuera del artículo para que no se quede desactualizado. Puedes consultar el importe actual en la página de precios.

Un plan de una semana

Guarda los doce fragmentos a mano y usa cada uno el mismo día.

Lunes. Guarda los tres saludos. Antes de comer, envía una respuesta real con saludo gracias o saludo retraso.
Martes. Guarda los tres cierres. Léelos. Si cierre ayuda no encaja con tu estilo, cambia la redacción.
Miércoles. Guarda las tres frases de horario. La próxima vez que alguien pregunte cuándo estás disponible, inserta horario ofrecer con tus horarios reales o usa horario pedir.
Jueves. Guarda empresa dirección, empresa iva y empresa iban. Sustituye los ejemplos por tu dirección, tu número de IVA o UID y tu IBAN.
Viernes. Usa el conjunto una vez en Slack y otra en un documento o un formulario del navegador. Si te costó encontrar un nombre, cámbialo por las palabras que escribiste al buscar.
La semana siguiente. Mantén la lista en doce hasta que otra línea aparezca dos veces. Entonces añade esa línea.

Empieza por doce

Ya conoces estas líneas. Las has estado escribiendo de memoria. Guardar doce fragmentos que puedas buscar, con saludos, despedidas y datos de la empresa, lleva menos trabajo que preparar una colección de correos completos. Y siguen siendo útiles cuando sales de Gmail.

Creé PhraseVault para abrir esa lista con Ctrl+. o Cmd+. desde la aplicación en la que estoy escribiendo. Si quieres probarlo en Windows o en Mac, visita phrasevault.app/es. Consulta el precio antes de comprar. Puedes usar los doce fragmentos de este artículo con la herramienta que prefieras.