私は Gerhard Petermeir です。SPQRK IT-Services で PhraseVault を開発しています。以前は、メール全文のテンプレートをもっと工夫すればよいと思っていました。けれど、毎週繰り返していたのは、もっと短い文章でした。冒頭のお礼、末尾の結び、日程を提案する言い回し、そして寝ぼけていても打てるほど馴染みのある会社情報。相手への回答を書く本文は、毎回違っていました。

月曜の朝に保存するなら、この12の定型文（スニペット）から始めます。書き出し、結び、日程調整、会社情報です。数分で読み返して、自分らしい言い回しに直せます。そのあとで、メールの中だけに保存した文章が Slack や CRM のメモでは使いにくくなる理由と、数文字で定型文を探す方法を説明します。

いつの間にか繰り返している入力

どの一文も、それだけではテンプレートにするほどのものに見えません。

「ご連絡ありがとうございます。」
「返信が遅くなり、申し訳ありません。」
「よろしくお願いいたします。」と、自分の名前。
「火曜の10:00か、水曜の14:00なら空いています。」
郵送先の住所。
VAT番号（付加価値税の識別番号）や UID。
IBAN。入力ミスを避けるため、一桁ずつ確認する銀行口座番号です。

一文を入力したり探したりするのに、15秒ほどかかるとします。15秒なら、わざわざ保存しようとは思わないかもしれません。ところが金曜までには、同じ住所をメール、PDFに添えるメモ、ブラウザのフォーム、支払い担当者への Slack のメッセージに入力しています。一回ずつは小さな手間なので、積み重なった時間には気づきにくいのです。

私が気づいたのは、IBAN をメモのファイルからコピーしながら、書き出しだけは記憶を頼りに入力していたときです。会社のデータには保存先がありましたが、文章にはありませんでした。よくある返信テンプレートの見本は、メール全文を用意するものです。それでも、1時間後には同じ短い一文をチャットで打ち直していました。

Gmail のテンプレートと Outlook のクイックパーツの限界

Gmail のテンプレートは、同じようなメールを Gmail の中で繰り返し送るときに便利です。以前の名称である「返信定型文」と呼ぶ人もいます。Outlook のクイックパーツ（Quick Parts）も、Outlook の中で文章を再利用するのに役立ちます。仕事のほとんどが一つのメールアプリで済むなら、すでにある機能を使ってください。

困るのは、別のアプリに移ったときです。

Gmail にだけ保存した日程の提案文は、顧客から Slack で都合を聞かれたときには手元にありません。クイックパーツに保存した UID では、ブラウザにある仕入先のフォームをそのまま埋められません。CRM のメモにも同じ情報が必要です。打ち直すか、別の場所にもコピーを置いて、内容が食い違わないように管理することになります。

メールテンプレートの紹介では、貼り付け先がメール作成画面であることを前提にしている場合が多くあります。私の仕事では、メール、チャット、文書、フォームを使います。一つのメールアプリに保存するだけでは、ほかの用途までカバーできません。

書き出しと結びを保存し、本文は自分の言葉で書く

メール全文のテンプレートは、すぐに手直しが必要になります。「提案後の確認」を開いて3段落を削除し、本当に必要だった一文を書き直す。書き出しを入力する手間は省けても、そのあとの編集に時間がかかります。

繰り返し使うのは、次のような部分です。

書き出し。
結び。
日程を提案したり、候補を尋ねたりする言い回し。
メッセージが変わっても同じ会社情報。

本文は、自分の言葉で書きます。判断、数字、具体的な承諾や断り。相手のメールを読んだことが伝わる一文は、そのつど自分で考えたいのです。

短い定型文はプレーンテキストなので、メールの外でも使いやすくなります。書き出しの一文なら、メール、文書、Slack にも使えます。長いメール全文では、そう簡単には使い回せません。

最初に保存する12の定型文

まずは、この12を保存してください。太字のラベルが、検索するときに使う名前です。その下にある文章が、挿入する本文です。実際に送る前に、会社情報、名前、打ち合わせの時間を自分のものに置き換えてください。ここにある VAT / UID、IBAN、住所は、形式を示すための仮のデータです。実際の支払い先ではありません。Muster GmbH は架空の社名です。

名前には、検索するときに使う言葉を入れます。たとえば 書き出しありがとう や 会社住所 です。

1. 書き出しありがとう

ご連絡ありがとうございます。いただいた内容を確認しています。

2. 書き出しフォロー

先日お送りしたメールの件で、改めてご連絡しました。お手すきの際に、続きをご相談できれば幸いです。

3. 書き出し遅く

返信が遅くなり、申し訳ありません。きちんとお答えしたく、少しお時間をいただきました。

4. 結びよろしく

よろしくお願いいたします。
Gerhard Petermeir

5. 結び不明

ご不明な点があれば、このスレッドにご返信ください。改めてご説明します。

6. 結び感謝

わかりやすくまとめていただき、改めてありがとうございます。

7. 日程提案

火曜の10:00、水曜の14:00、木曜の09:30（いずれもウィーン時間）でしたら対応できます。どの時間帯がよろしいでしょうか。

8. 日程候補

今週ご都合のよい日時を、二つか三つお知らせいただけますか。ご連絡をいただいた当日中に、どの日時でお願いするかお返事します。

9. 日程遅刻

10分ほど遅れます。手が空き次第、参加します。すでに会議が始まっている場合は、そのままお進めください。

10. 会社住所

Muster GmbH
Beispielgasse 12
1010 ウィーン
オーストリア

11. 会社 UID

VAT / UID: ATU00000000

12. 会社 IBAN

IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000
口座名義: Muster GmbH

最初の1週間は、12で十分です。実際の仕事で新しい一文を2回使ったら、それを追加します。それまでは、12のままにしておきます。

覚えるための略語ではなく、探すための名前

私は何年も、この用途に AutoHotkey のスクリプトを使っていました。::addr::、::iban::、::sig:: といったホットストリングを設定し、略語を入力すると文章が展開されるようにしていました。覚えられるつもりでしたが、1週間後にも、どの略語が住所に対応するのか混同していました。チャットの入力欄では、意図しないタイミングで展開されることがありました。フォームでは、うまく役立てられませんでした。ツールは機能していましたが、私には略語を覚える負担がありました。

定型文には、探すときに入力する言葉で名前を付けます。

書き出しありがとう。覚えている言葉が「ありがとう」だからです。
日程提案。これから日程を提案するからです。
会社 IBAN。必要なのが IBAN だからです。

私のコンピュータでは、Windows なら Ctrl+.、Mac なら Cmd+. で PhraseVault を開き、数文字入力します。名前に加えて、保護されていない本文も検索対象なので、「UID」「ウィーン」「遅く」でも、名前を忘れた定型文を見つけられます。保護した定型文は、ロックを解除している間も名前だけが検索対象です。使いたい行を選んで Enter を押すと、カーソルの位置に挿入されます。呼び出しのショートカットは、設定で変更できます。

入力すると展開されるトリガー略語はなく、文章の途中で勝手に展開されることもありません。Slack や CRM のメモでは、予期しない挿入を直す手間が、最初から一文を入力するより大きくなることがあります。

定型文の保存先

メール、Slack、ブラウザ、文書で使う定型文は、どのアプリからでも呼び出せる場所に保存したいものです。いま入力している欄に、プレーンテキストを貼り付けられる必要があります。

私は PhraseVault に保存しています。ライブラリは、コンピュータ上のローカルな SQLite ファイルです。アカウントを作る必要はなく、IBAN を預かる PhraseVault のクラウドもありません。オフラインで動作し、Windows 10 以降の64ビット版と、Apple Silicon 搭載の macOS 13 Ventura 以降に対応しています。同じ利用者なら、1つのライセンスで両方を使えます。

もう1台でも使うときは、自分の Dropbox、iCloud、OneDrive のいずれかで同期するフォルダーにデータベースファイルを置きます。同期はそのサービスが行い、利用は任意です。PhraseVault の同期プランはありません。1台だけで使うなら、同期サービスは不要です。

PhraseVault はソースコードを公開しているので、IBAN を保存するツールの動作をコードで確認できます。ただし、OSI が承認するオープンソースライセンスではありません。ライセンスは買い切りです。記事が古くならないよう、価格はここには載せていません。現在の価格は料金ページで確認できます。

1週間の準備プラン

12の定型文を手作業で登録し、保存した日のうちに一度使います。

月曜。 書き出しを三つ保存します。昼までに、書き出しありがとう か 書き出し遅く を使って実際の返信を送ります。
火曜。 結びを三つ保存し、読み返します。結び不明 が自分らしい言い回しでなければ、この時点で直します。
水曜。 日程調整の三つを保存します。次に都合を聞かれたら、実際の日時に直した 日程提案 か、日程候補 を挿入します。
木曜。 会社住所、会社 UID、会社 IBAN を保存します。仮のデータを、自分の住所、VAT / UID、IBAN に置き換えます。
金曜。 Slack で一度、文書かブラウザのフォームで一度使います。探しにくい名前があれば、検索欄に入力した言葉に変更します。
翌週。 別の一文を2回使うまでは、リストを12のままにします。それから、その一文を追加します。

まずは12から

ここにある文章は、すでに何度も入力してきたものばかりです。書き出し、結び、会社情報を12の定型文として保存し、検索できるようにする。メール全文のテンプレートを何通も作るより、小さな作業です。Gmail の外に移っても、そのまま使えます。

私は、文章を書いているアプリから Ctrl+. または Cmd+. でその一覧を開けるように、PhraseVault を作りました。Windows や Mac で試したい方は、phrasevault.app/jaをご覧ください。購入前には料金ページで価格を確認してください。この記事の12の定型文は、好きなツールで使っていただけます。