新しいOutlookとOutlook on the webでは、クイックパーツで定型文を保存・挿入できます。メールを開き、挿入からクイック パーツを選ぶと保存済みの文面を使え、一覧は設定のメール項目からアカウントごとに管理できます。別機能のMy Templatesには32 KBの上限がありますが、これは1件ごとではなく、全テンプレートの合計です。
クイックパーツを保存・挿入するには？
新しいメールか返信を開き、本文をクリックします。挿入、クイック パーツの順に開いて項目を選ぶと、カーソル位置に定型文が入ります。新しく登録するときは、下書きの本文で保存したい範囲を選び、同じメニューから保存します。英語版の保存コマンドはSave selection to Quick Partsです。
項目が見つからない場合は、送信に使っているアカウントを確認してください。一覧はアカウントごとに表示されるので、登録し直す前に各メールボックスを確認するとよいでしょう。Microsoftのクイックパーツの説明に、新しいOutlookとWeb版の手順があります。
My Templatesで「大きすぎる」と表示されるのはなぜ？
My Templatesは、簡単な書式を付けた短い文面を保存する別のアドインです。全テンプレートの合計が32 KBに達すると保存できなくなるため、最後に追加した文面だけを短くしても解決しない場合があります。使わない項目を削除するか、長文を別の場所に保存してください。Microsoftの保存エラーの説明でも、この合計上限が案内されています。
画像・表・添付ファイルを含むメールには、メール全体を保存するMail Templatesが向いています。新しいOutlookでは、書式・画像・表・添付ファイルを含めたメール全体を保存でき、繰り返し送る案内に便利です。一方、いろいろなメールに差し込む段落にはクイックパーツが適しています。詳しくはメールテンプレートの説明をご覧ください。
署名は別のパソコンでも使えますか？
設定のアカウント項目から、テキスト・リンク・画像を含む署名を複数作成できます。Microsoftは、署名が作成した端末に保存され、別の端末では使えない場合があると案内しています。パソコンをよく替える場合は、大切な文面を別途保存しておくと安心です。
従来のOutlookのクイックパーツはどうなりますか？
既存の従来版Outlookは、少なくとも2029年までサポートされます。クイックパーツは各PCのローカルなテンプレートファイルNormalEmail.dotmに保存されるため、新しいOutlookに自動で引き継がれるとは限りません。
切り替え後に項目が見つからない場合は、書き直す前に従来のOutlookと、新しいOutlookの各アカウントを確認してください。
Outlook以外でも同じ返信を使うには？
PhraseVault®なら、定型文をパソコンに保存し、Outlook・Teams・ブラウザ・ほかのメールアプリで使えます。Windowsでは Ctrl+. 、対応するMacでは Cmd+. で呼び出し、定型文の名前か保護されていない本文の一部を検索してEnterを押すと、直前のアプリに貼り付けられます。検索して選ぶ方式なので、展開用の略語を覚える必要はありません。
対応環境はWindows 10/11 x64と、macOS 13以降のAppleシリコン搭載Macです。 Linux（x86_64）にも対応し、Hyprland を使う Omarchy と Arch 向けです。自動貼り付けと呼び出しのショートカットには Hyprland が必要です。他のディストリビューション向けの AppImage は、動作を保証しない参考提供です。Macで自動的に貼り付けるにはアクセシビリティの許可が必要です。許可がない場合はクリップボードにコピーされるので、手動で貼り付けてください。定型文はOutlookのアカウントやMy Templatesの容量制限に左右されません。
太字・リンク・表の使い方は書式付きテキストの挿入、ほかのメールアプリでの活用はメールテンプレートのガイドをご覧ください。クイックパーツとの比較ではWordと従来のOutlookも扱っています。
遅刻の連絡:
申し訳ございません。到着が10分ほど遅れる見込みです。まだ到着していない場合は、お先に始めていただけますと幸いです。
住所の確認:
下記の配送先をご確認のうえ、このメールにご返信ください。確認が取れ次第、発送いたします。
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