推薦状の例文や在職証明書の定型文を段落ごとに保存しておくと、書き出しや職務の説明を再利用しながら、本人に合った文書を作成できます。PhraseVault®なら、Windowsでは Ctrl+.、Macでは Cmd+. で検索を呼び出し、名前や本文から定型文を探して Enter で文書に貼り付けられます。
推薦状は仕事ぶりや推薦の理由を伝える文書で、在職証明書は在籍や職務などを確認するための文書です。提出先が指定する書式や社内のルールに合わせて、必要な項目を選んでください。
段落ごとに保存すると更新しやすくなります
古い文書をコピーする方法では、どの文面が最新か分からなくなることがあります。段落ごとの定型文なら、変更した部分だけを更新して次の文書に使えます。「在職証明 期間」「推薦状 職務」のように名前を付けると便利です。あいまい検索では、名前や保護されていない本文の一部から、語順を問わず検索できます。よく使う定型文は上に表示されます。
検索から定型文を選ぶので、入力中に自動展開する略語の一覧を覚える必要はありません。
依頼された内容に合わせて組み立てます
在籍の確認には証明用の定型文を、仕事ぶりを伝える依頼には推薦状用の定型文を使います。推薦理由は、実際に担当した仕事や成果をもとに書くと、読み手にも伝わりやすくなります。
そのまま下書きに使える文例
次の文例をプレースホルダー付きで保存すると、挿入時に必要な情報の入力欄が表示されます。書き方は動的プレースホルダーをご覧ください。角括弧を使い、貼り付けたあとに手動で書き換える方法でも構いません。
在職の証明：
{{input:会社名}}は、{{input:氏名}}様が{{input:入社日}}より現在まで、{{input:職名}}として在籍していることを証明します。
退職後の在籍証明：
{{input:氏名}}様は、{{input:開始日}}から{{input:終了日}}まで、{{input:会社名}}の{{input:職名}}として在籍していました。本書は在籍期間と職務の確認に限るものです。
推薦状の書き出しと職務：
{{input:氏名}}様は、{{input:開始日}}から{{input:終了日}}まで、{{input:会社名}}において{{input:職名}}として勤務しておりました。主な担当業務は{{textarea:業務内容}}です。
担当した仕事の追加：
あわせて、{{input:プロジェクトまたは担当範囲}}を担当しておりました。
推薦理由：
{{input:氏名}}様は、{{textarea:具体的な仕事ぶりや成果}}。以上の理由から、{{input:応募先の職務など}}に適任と考え、推薦いたします。
本人の仕事ぶりに合う内容を記入し、必要に応じて社内の担当者に確認してください。
推薦状の結び：
ご照会がございましたら、{{input:担当者名}}（{{input:連絡先}}）までご連絡ください。 何卒よろしくお願い申し上げます。
{{input:差出人の氏名}} {{input:会社名}}
日付：
{{date:long@ja}}
入力した情報は文書に貼り付けられ、保存した定型文は変更されません。次の依頼でも同じ入力欄を使えます。
渡す前に確認すること
- 氏名、在籍期間、職名、職務を雇用記録と照合します。
- 推薦理由が本人の仕事ぶりに合っているか確認します。
- 文書の発行者に社内の権限があるか確認します。
- 完成した文書は人事の記録として保管し、定型文には個人情報を残さないようにします。
人事チームで同じ文面を使う
チーム共有を使うと、共有フォルダーに置いたデータベースから、全員が同じ定型文を呼び出せます。変更は次回の呼び出しや検索で反映されます。同時編集や、クラウドの同期フォルダーでオフライン編集したコピー同士の競合は解決されないため、文面を更新する担当者を決めておくと安心です。
面接の案内や入社時の連絡には、人事向けの定型文もご活用ください。
PhraseVaultは選択したデータベースファイルに定型文を保存し、アカウントの登録は不要です。利用状況のデータも送信しません。ライセンス所有者は請求と秘密保持契約によりソースを入手できます。個人情報を扱う際の注意点はプライバシーの記事で説明しています。
PhraseVaultはWindows 10以降（x64）と、Appleシリコン搭載のMac（macOS 13以降）に対応しています。 Linux（x86_64）にも対応し、Hyprland を使う Omarchy と Arch 向けです。自動貼り付けと呼び出しのショートカットには Hyprland が必要です。他のディストリビューション向けの AppImage は、動作を保証しない参考提供です。 Linux（x86_64）にも対応し、Hyprland を使う Omarchy と Arch 向けです。自動貼り付けと呼び出しのショートカットには Hyprland が必要です。他のディストリビューション向けの AppImage は、動作を保証しない参考提供です。Macでは、システム設定の「プライバシーとセキュリティ」から「アクセシビリティ」を開き、PhraseVaultを許可してください。許可しない場合はテキストがコピーされるので、手動で貼り付けられます。
PhraseVaultをダウンロードして、全機能を14日間無料でお試しいただけます。カード登録は不要です。まずは、よく使う書き出しと職務の説明を保存してみてください。