Thunderbirdでメール全体を再利用するには、テンプレートとして保存し、必要なときにコピーを開きます。返信に挿入する短い定型文にはQuicktext、他のアプリでも同じ文面を使う場合にはPhraseVault®が便利です。PhraseVaultでは、Windowsなら Ctrl+.、Macなら Cmd+. で検索を呼び出し、定型文を探して Enter で貼り付けます。
メール全体、署名、返信の一段落など、再利用したい内容に合わせて使い分けてください。
メール全体をテンプレートとして保存します
メールを作成し、ファイル → 名前を付けて保存 → テンプレート を選択します。件名を分かりやすくしておくと、あとで見つけやすくなります。通常は「テンプレート」フォルダーに保存されますが、保存先はアカウント設定で変更できます。詳しくはThunderbirdのアカウント設定をご覧ください。
保存したテンプレートをダブルクリックすると、内容をコピーした新しいメッセージが開きます。元のテンプレートを残したまま、件名や本文を変更できます。書きかけの返信に一文だけ加える場合は、段落ごとの定型文を使うと便利です。
いつもの結びや連絡先には、アカウントの署名を使います。他のアプリでも同じ文面を使う場合は、PhraseVaultにも保存しておけます。
QuicktextでThunderbird内に定型文を挿入します
Quicktextは、メールの作成中に保存した文章を挿入できるThunderbirdのアドオンです。Thunderbirdだけで返信する場合に便利です。インストールや更新の前に、Quicktextのアドオンページで対応バージョンを確認してください。
ブラウザーや問い合わせ管理システム、別のメールソフトでも同じ文面を使う場合は、PhraseVaultが便利です。Thunderbirdとは別の定型文集を使うため、アドオンは不要です。
PhraseVaultでは検索から文章を選ぶので、入力中に自動展開する略語を覚える必要はありません。
定型文が見つからないとき
書き直す前に、保存先とアドオンの状態を確認してください。
- 送信元アカウントの設定で、テンプレートの保存先を確認します。別のアカウントやローカルフォルダーが指定されている場合もあります。
- フォルダー一覧を展開します。IMAPのテンプレートフォルダーが表示されない場合は、購読の設定も確認します。
- Quicktextに保存した文章なら、アドオンが有効になっているか、使用中のThunderbirdに対応しているかを確認します。
PhraseVaultの定型文は専用のデータベースに保存されています。見つからない場合は、設定で選択中のデータベースを確認し、データベースを開く から定型文を保存したファイルを選択してください。
Thunderbirdの外でも同じ文を使う
PhraseVaultはクリップボード経由で、Thunderbirdや通常の貼り付けに対応したアプリに文章を挿入します。Windows 10以降（x64）、Appleシリコン搭載のMac（macOS 13以降）、Linux（x86_64）に対応しています。Linux は Hyprland を使う Omarchy と Arch 向けです。自動貼り付けと呼び出しのショートカットには Hyprland が必要です。他のディストリビューション向けの AppImage は、動作を保証しない参考提供です。自動貼り付けが使えない環境では、Thunderbird のテンプレートや Quicktext などのアドオンで、Thunderbird の中に文章を入れられます。
Macでは、システム設定の「プライバシーとセキュリティ」から「アクセシビリティ」を開き、PhraseVaultを許可してください。許可しない場合はコピーされるので、手動で貼り付けられます。標準のキーが他のアプリと重複する場合は、呼び出しショートカットの変更で別の組み合わせを設定できます。名前や日付などを挿入時に入力するには、動的プレースホルダーを使います。
Outlookも使う場合は、OutlookとWordのクイックパーツの記事をご覧ください。複数のメールソフトで使う文面の作り方は、メールテンプレートの記事で説明しています。
「返信 受領」「打ち合わせ 候補」のように分かりやすい名前を付けます。あいまい検索では、名前や保護されていない本文の一部を語順に関係なく検索でき、よく使う定型文が上に表示されます。
保存しておくと楽な返信
受領のご連絡：
{{input:用件}}について、メールを拝受しました。{{input:回答期限}}までにお返事いたします。
打ち合わせの候補：
{{input:用件}}について、{{input:日時}}はいかがでしょうか。ご都合が悪ければ、別の候補を二つお知らせください。
不在のご案内：
{{input:日付}}まで不在にしております。戻り次第、お返事いたします。
確認の一文：
{{input:日付}}の{{input:用件}}の件で、その後の状況を伺いたくご連絡しました。追加で必要なものがあればお知らせください。
担当者への転送：
ご連絡ありがとうございます。本件の担当者である{{input:氏名}}にメールを転送いたしました。担当者より改めてご連絡いたします。
PhraseVaultをダウンロードして、全機能を14日間無料でお試しいただけます。カード登録は不要です。よく使う返信を二つ保存し、次のThunderbirdのメールで試してみてください。