Ich habe lange gedacht, ich bräuchte bessere Vorlagen für ganze E-Mails. Die Zeit ging an kleineren Stellen verloren. Dieselben kurzen Zeilen kamen die ganze Woche wieder: ein Dank am Anfang, ein Gruß am Ende, zwei Arten, einen Termin anzubieten, und die Firmendaten, die ich halb im Schlaf tippen kann. Die Mitte, der Teil, der auf die Person antwortet, war jedes Mal anders.

Das ist das Kit, das ich an einem Montagmorgen speichern würde. Zwölf Bausteine: Einstiege, Schlussformeln, Terminzeilen und Firmendaten. In wenigen Minuten liest man sie durch und wählt Formulierungen, die nach einem selbst klingen. Danach zeige ich, warum eine Bibliothek, die nur im Posteingang lebt, stockt, sobald dieselbe Zeile in Slack oder eine CRM-Notiz muss, und wie man einen Baustein findet, indem man ein paar Buchstaben tippt.

Das erneute Tippen, das man nicht mehr bemerkt

Für keine dieser Zeilen allein scheint sich eine Vorlage zu lohnen.

"Danke für Ihre Nachricht."
"Entschuldigung für die späte Antwort."
"Mit freundlichen Grüßen" und der eigene Name.
"Ich kann Dienstag um 10:00 oder Mittwoch um 14:00."
Die Postadresse.
Die UID-Nummer.
Die IBAN, die man Ziffer für Ziffer prüft, weil eine falsche teuer wird.

Eine Zeile zu tippen oder zu suchen kann fünfzehn Sekunden dauern. Fünfzehn Sekunden lösen keinen Alarm aus, der sagt "speichere das". Bis Freitag steckt die Adresse in einer Mail, einer Notiz neben einem PDF, einem Formular im Browser und einer Slack-Nachricht an die Person, die die Rechnungen zahlt. Die Summe spürt man nicht, weil das erneute Tippen einer einzelnen Zeile kaum ins Gewicht fällt.

Mir ist es aufgefallen, als ich die IBAN aus einer Notizdatei kopiert und den Einstieg trotzdem aus dem Gedächtnis getippt habe. Die Fakten hatten ein Zuhause. Die Sätze nicht. Viele Beispiele für Fertigantworten decken eine ganze E-Mail ab, und die kurze Zeile wird eine Stunde später im Chat trotzdem neu getippt.

Warum Gmail-Vorlagen und Outlook Quick Parts an eine Wand stoßen

Gmail-Vorlagen, die viele von uns noch Fertigantworten nennen, erledigen wiederkehrende Mails gut innerhalb von Gmail. Outlook Quick Parts machen denselben Job in Outlook. Wer die ganze Woche in einem Mail-Client arbeitet, nutzt das Werkzeug, das dort schon vorhanden ist. Innerhalb dieser einen App sind sie nützlich.

Die Wand zeigt sich in der nächsten App.

Eine Terminzeile, die nur in Gmail liegt, fehlt, wenn ein Kunde in Slack nach Zeiten fragt. Eine UID als Quick Part füllt kein Lieferantenformular im Browser. Eine CRM-Notiz ist ein dritter Ort. Man tippt die Zeile neu, oder man hält eine zweite Kopie und hofft, dass beide gleich bleiben.

An dieser Stelle stockt der Ablauf. Listen von E-Mail-Vorlagen, die überall funktionieren sollen, gehen oft davon aus, dass das einzige Einfügeziel das Fenster zum Verfassen einer E-Mail ist. Meine Woche umfasst Mail, Chat, Docs und Formulare. Eine Sammlung im Posteingang erreicht die anderen drei nicht.

Einstieg und Schluss speichern, die Mitte von Hand schreiben

Eine Vorlage für den ganzen Brief altert schnell. Man öffnet "Angebot nachfassen", löscht drei Absätze und schreibt den einen Satz neu, der zählte. Man hat sich eine Begrüßung gespart, muss dafür aber die Vorlage überarbeiten.

Was sich wiederholt, ist der Rahmen:

Wie man eine Nachricht beginnt.
Wie man eine Nachricht beendet.
Wie man einen Termin anbietet oder nach Terminvorschlägen fragt.
Die Firmendaten, die von einer Nachricht zur nächsten gleich bleiben.

Die Mitte bleibt in eigenen Worten: die Entscheidung, die Zahl, das konkrete Ja oder Nein. Die schreibe ich von Hand. Ein Satz, der beweisen soll, dass ich die Mail gelesen habe, gehört nicht in einen Baustein.

Außerhalb des Posteingangs bleiben Textbausteine für E-Mails nützlich, weil sie reiner Text sind. Ein Einstieg landet in Mail, Doc oder Slack. Ein 400-Wörter-Brief meist nicht.

Das 12-Baustein-Starterkit

Speichern Sie zuerst diese zwölf. Die fette Bezeichnung ist der Name, nach dem Sie suchen. Die Zeilen darunter sind der Bausteintext. Ersetzen Sie die Beispiel-Firmendaten, den Namen und die Terminzeiten durch Ihre eigenen, bevor Sie eine Nachricht damit versenden. UID, IBAN und Adresse hier sind Platzhalter, damit man die Form sieht. Es sind keine echten Zahlungsdaten.

1. einstieg danke

Danke für Ihre Nachricht. Ich habe sie vor mir.

2. einstieg nachfassen

Ich wollte noch einmal auf meine letzte Nachricht zurückkommen. Gerne können wir das besprechen, sobald Sie einen Moment Zeit haben.

3. einstieg verzug

Entschuldigung für die späte Antwort. Ich wollte Ihnen in Ruhe antworten statt unter Zeitdruck.

4. schluss gruss

Mit freundlichen Grüßen Gerhard Petermeir

5. schluss hilfe

Wenn etwas unklar ist, antworten Sie in diesem Thread, und ich kläre es.

6. schluss danke

Nochmals danke für die klare Zusammenfassung.

7. termin anbieten

Ich kann Dienstag um 10:00, Mittwoch um 14:00 oder Donnerstag um 09:30, Wiener Zeit. Welcher dieser Termine passt Ihnen?

8. termin fragen

Könnten Sie mir zwei oder drei Termine nennen, die Ihnen diese Woche passen? Ich bestätige einen davon noch am selben Tag.

9. termin verspaetung

Ich komme etwa zehn Minuten später und nehme teil, sobald ich kann. Bitte beginnen Sie ohne mich, wenn der Call schon läuft.

10. firma adresse

Muster GmbH Beispielgasse 12 1010 Wien Österreich

11. firma uid

UID: ATU00000000

12. firma iban

IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000 Kontoinhaber: Muster GmbH

Zwölf reichen für eine Woche. Taucht eine neue Zeile zweimal in echter Arbeit auf, fügen Sie diese Zeile hinzu. Bis dahin bleibt das Kit bei zwölf.

Namen für die Suche, nicht fürs Gedächtnis

Jahrelang hatte ich dafür ein AutoHotkey-Skript. Hotstrings wirkten wie brauchbare AHK-Trigger - ::addr::, ::iban::, ::sig:: - jeder wurde durch einen Textblock ersetzt, und ich dachte, ich könnte mir die Zuordnung merken. Eine Woche später verwechselte ich trotzdem die Kürzel und wusste nicht mehr, welches zur Adresse gehörte. In einem Chatfeld wurde der Text eingefügt, wenn ich sie nicht wollte. In einem Formularfeld tat sie nichts Nützliches. Das Werkzeug war in Ordnung. Das ständige Merken der Kürzel war mein Problem.

Benennen Sie den Baustein mit Wörtern, die Sie tippen würden, während Sie suchen.

einstieg danke, weil "danke" das Wort ist, das man behält.
termin anbieten, weil man gerade Zeiten anbietet.
firma iban, weil man die IBAN braucht.

Auf meinem Rechner öffne ich die Suche mit Strg+. unter Windows und mit Cmd+. am Mac. Ich tippe ein paar Buchstaben. PhraseVault sucht in Namen und bei ungeschützten Bausteinen auch im Inhalt. Deshalb finden "UID", "Wien" oder "späte Antwort" den Baustein noch, wenn mir der Name entfallen ist. Enter fügt den Baustein dort ein, wo der Cursor schon steht.

Es gibt kein Trigger-Kürzel zum Einrichten, und nichts expandiert von allein mitten im Satz. In Slack oder einer CRM-Notiz ist eine Überraschungs-Expansion schlimmer, als die Zeile selbst zu tippen.

Wo das Kit leben sollte

Ein Kit für Mail, Slack, Browser und Docs kann nicht in einer dieser Apps leben. Es muss daneben sitzen und reiner Text in das Feld einfügen, das den Fokus hat.

Meines liegt in PhraseVault. Die Bibliothek sitzt in einer lokalen SQLite-Datei auf dem Rechner. Es gibt kein PhraseVault-Konto und keine Telemetrie. Ihre IBAN liegt in keiner PhraseVault-Cloud. Es ist ein Offline-Textersetzer für Windows und Mac.

Auf einem zweiten Rechner lege ich die Datenbankdatei in einen Ordner von Dropbox, iCloud oder OneDrive und lasse diesen Dienst die Datei kopieren. Dieser Dienst erledigt den Sync, und er ist optional. Auf einem Rechner braucht man nichts davon.

PhraseVault ist source-available, sodass man lesen kann, wie ein Werkzeug sich verhält, das eine IBAN speichert. Es nutzt keine OSI-anerkannte Open-Source-Lizenz. Die Lizenz kauft man einmal. Den Preis lasse ich von dieser Seite weg, damit der Beitrag nicht veraltet. Die aktuelle Zahl steht auf der Preisseite: phrasevault.app/pricing.

Ein Aufbauplan für eine Woche

Legen Sie die zwölf von Hand an und nutzen Sie jeden am Tag, an dem Sie ihn speichern.

Montag. Speichern Sie die drei Einstiege. Schicken Sie vor dem Mittagessen eine echte Antwort mit einstieg danke oder einstieg verzug.
Dienstag. Speichern Sie die drei Schlussformeln. Lesen Sie sie einmal. Klingt schluss hilfe nicht nach Ihnen, ändern Sie die Formulierung jetzt.
Mittwoch. Speichern Sie die drei Terminzeilen. Fragt jemand das nächste Mal, wann Sie frei sind, fügen Sie termin anbieten mit echten Zeiten ein, oder termin fragen.
Donnerstag. Speichern Sie firma adresse, firma uid und firma iban. Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre eigene Adresse, UID und IBAN.
Freitag. Nutzen Sie das Kit einmal in Slack und einmal in einem Doc oder Browserformular. War ein Name unpraktisch, benennen Sie ihn nach den Wörtern um, die Sie in die Suche tippten.
Die Woche danach. Bleiben Sie bei zwölf, bis eine andere Zeile zweimal auftaucht. Dann fügen Sie genau diese eine Zeile hinzu.

Mit zwölf anfangen

Diese Zeilen kennen Sie schon. Sie tippen sie aus dem Gedächtnis. Eine durchsuchbare Liste mit zwölf Bausteinen für Einstieg, Schluss und Firmendaten ist kleiner als ein Stapel ganzer E-Mail-Vorlagen, und die Liste funktioniert noch, wenn Sie Gmail verlassen.

Ich habe PhraseVault gebaut, damit ich diese Liste mit Strg+. oder Cmd+. in der App öffnen kann, die den Cursor hat. Wenn Sie denselben Aufbau unter Windows oder Mac wollen, finden Sie PhraseVault auf phrasevault.app/de. Lesen Sie den Preis auf der Preisseite, bevor Sie etwas kaufen. Die zwölf Bausteine oben gehören Ihnen so oder so.