Fertigantworten, die außerhalb von Gmail und Outlook funktionieren

Ich bin Gerhard. Ich habe PhraseVault für die Antwort gebaut, die schon freigegeben war und dann neu getippt werden musste, weil das Gespräch das Fenster gewechselt hat.

Wenn Sie Kunden antworten, haben Sie diese Antwort vermutlich dort gespeichert, wo der Mail-Client es erlaubt. Gmail hat Vorlagen. Outlook hat Vorlagen und Quick Parts. Die Formulierung wurde einmal geschrieben, jemand hat sie abgesegnet, und der Posteingang kann sie einfügen. Dann schreibt dieselbe Person in Slack. Oder ein Ticket öffnet sich im Browser. Oder ein Formular auf der Seite fragt nach der Erklärung, die vor einer Stunde aus dem Posteingang ging. Die Vorlage sitzt noch im Mail-Client. Sie sind woanders. Also tippen Sie neu. Die zweite Fassung ist etwas weicher, oder etwas länger, oder ohne den Satz, den jemand behalten wollte.

Die Fertigantwort hat ihren Job in einem Programm erledigt. Das Gespräch ist dort nicht geblieben.

Die Aufgabe ist, eine freigegebene Antwort am Cursor einzufügen, in dem Fenster, in dem das Gespräch gerade stattfindet.

Eine Rückgabefrist. Die Schritte fürs Zurücksetzen des Passworts. Die Zeile, dass ein Angebot 14 Tage gilt. Die Notiz, wenn sich eine Lieferung verspätet. Diese Texte sind kurz und werden deshalb schnell in leicht veränderter Form neu getippt. Eine Person schreibt "fünf Werktage". Eine andere "etwa eine Woche". Eine dritte fügt eine ältere Kopie aus einem privaten Entwurfsordner ein. Sie hatten es eilig, und der abgestimmte Satz lebte in Gmail oder Outlook.

Ein Helpdesk kann eigene Makros speichern. Die bleiben in diesem Helpdesk. Sie stehen nicht automatisch in Slack zur Verfügung, in den Mail-Client oder in ein anderes Formular im Browser. PhraseVault ist eine Bibliothek für jedes Feld, in das Sie Text einfügen können. Cursor dorthin, wo der Text landen soll, aufrufen, einfügen. Mail, Browser, Slack, Editor, Terminal, ein Helpdesk im Tab: die Antwort landet dort. Es gibt keine Gmail-Verbindung einzurichten und kein Outlook-Add-in zu pflegen.

Jede Antwort bekommt einen Namen, den ich einem Kollegen sagen würde. "Rückgabe, 14 Tage." "Passwort zurücksetzen, drei Schritte." "Angebot nachfassen, 14 Tage gültig." "Versandverzug, neues Datum." Ein schlichter Name ist der ganze Index, den ich im Kopf behalten will. Wenn der Thread läuft und ich an "die Rückgabe" denke, tippe ich rückgabe. Einen Code wie ;rf14 neben dem echten Satz vergebe ich nicht. PhraseVault hat keine Trigger-Kürzel, also gibt es keinen Platz dafür.

Der Ablauf ist in jeder App gleich. Ich klicke, wohin der Text soll. Unter Windows drücke ich Strg+., am Mac Cmd+. In den Einstellungen lässt sich die Tastenkombination ändern, wenn die Kombination schon belegt ist. PhraseVault öffnet sich über der App, in der ich tippte.

Ich tippe ein paar Buchstaben aus dem Namen oder aus der Antwort selbst. Die Suche gleicht diese Bruchstücke mit dem Namen ab. Bei einem ungeschützten Baustein auch mit dem Inhalt, und jedes getippte Wort muss vorkommen. Sie findet gespeicherten Text; einen Tippfehler korrigiert sie nicht. Exakte Namenstreffer stehen oben, danach Bausteine nach Nutzungshäufigkeit. Ein mit PIN geschützter Baustein bleibt nur über den Namen suchbar, auch während er entsperrt ist.

Ist die erste Zeile die richtige, drücke ich Enter. Die Antwort landet am Cursor, das Fenster blendet sich aus, und der vorherige Inhalt der Zwischenablage ist wiederhergestellt. Will ich eine andere Zeile, wähle ich sie zuerst. Escape blendet das Fenster aus, wenn ich es versehentlich geöffnet habe.

Für Slack und Ticketkommentare reicht meist reiner Text, deshalb speichere ich die meisten dieser Antworten als reinen Text. Braucht eine Mail eine kurze Liste oder etwas Hervorhebung, speichere ich diesen Baustein als Markdown. Beim Einfügen wandelt PhraseVault das Markdown in formatiertes HTML für Apps um, die das annehmen, darunter Word, Google Docs, Outlook und Gmail. Der Text wird weiterhin in das Eingabefeld eingefügt.

Manche Antworten brauchen eine Lücke, der Rest muss fest bleiben. {{input:Ship date}} fragt vor dem Einfügen nach einer einzeiligen Eingabe. {{date}} setzt das heutige Datum selbst. Mein Baustein "Versandverzug, neues Datum" enthält eine Entschuldigung für die verspätete Lieferung, setzt das Datum ein, das ich gerade tippte, und verspricht eine Nachricht, wenn sich das Datum noch einmal verschiebt. Enter öffnet die Datumsabfrage. Sobald ich sie ausfülle und bestätige, fügt PhraseVault die ganze Antwort ein. Am Morgen aus Outlook, nach dem Mittagessen aus einem Slack-Thread.

Gmail-Vorlagen und Outlook Quick Parts folgen Ihnen nicht nach Slack oder in einen Helpdesk. Ein Desktop-Textersetzer funktioniert auch außerhalb des Mail-Clients.

TextExpander und Espanso fügen bereits systemweit Text ein, in Chat und Browser ebenso wie in Mail. AutoHotkey kann unter Windows Hotstrings in einem Skript expandieren, das Sie pflegen, und weit mehr als Antworten automatisieren. Typedesk und Lightning Assist zielen auf dieselbe Arbeit: Fertigantworten in Slack und am Helpdesk, nicht nur im Posteingang. In diesen Werkzeugen wird echte Arbeit erledigt, deshalb bleibt dieser Abschnitt kurz.

Ein Trigger passt zur Gewohnheit, ;refund zu tippen und die Expansion zu sehen. Espanso baut auf Triggern auf. TextExpander setzt seit Jahren auf Abkürzungen und teilbare Bibliotheken. Das passt zu einer kurzen Liste Codes, die den ganzen Tag laufen. Mir fällt es schwerer, mir Codes zu merken, sobald die Bibliothek zum Support-Handbuch wird, inklusive der Antwort, die ich zweimal im Quartal schicke. PhraseVault hält ein Suchfeld über einer lokalen Datei. Sie speichern einen Namen, den man sagen kann. Die Suche nutzt diesen Namen und, bei ungeschützten Bausteinen, den Inhalt.

Liegen die Antworten schon als Espanso-YAML oder TextExpander-CSV vor, kann PhraseVault sie importieren. Bei Konflikten lässt sich in der Vorschau für jeden Baustein einzeln wählen, ob er übersprungen oder der vorhandene Baustein überschrieben wird. Ein Versuch kann mit der Bibliothek starten, die Sie schon haben.

Die Bausteine liegen in einer SQLite-Datei auf der Festplatte. Es gibt kein PhraseVault-Konto, keine Telemetrie und keinen Server von mir, der den Text empfängt. Das Programm läuft offline. Es läuft unter Windows 10 und neuer (64 Bit) sowie unter macOS 13 Ventura und neuer auf Macs mit Apple Silicon. Eine Lizenz deckt beide Systeme für dieselbe Person ab.

Sollen dieselben Antworten auf einem zweiten Rechner erscheinen, legen Sie die Datenbankdatei in einen Ordner, den Sie schon synchronisieren. Dropbox, OneDrive und iCloud reichen. Den Ordner bringen Sie mit. Sync ist kein Tarif, den ich zusätzlich zur Lizenz verkaufe. Ein kleines Team kann eine gemeinsame Datenbank aus einem solchen Sync-Ordner öffnen; so hält eine Support-Gruppe eine einzige freigegebene Formulierung. Jede Person braucht trotzdem die eigene Lizenz.

Die Datei ist nur so aktuell wie der Sync dahinter. Auf einem schnellen Cloud-Laufwerk ist die Wartezeit meist kurz. iCloud Drive kann länger brauchen, deshalb passt das schlecht für zwei Leute, die denselben Satz in derselben Minute umschreiben. Für Antworten, die sich ändern, wenn sich die Richtlinie ändert, kann es reichen. Lassen Sie den Sync abschließen, bevor jemand anderes die Datenbank bearbeitet. Auch Änderungen an unterschiedlichen Bausteinen ändern dieselbe Datei. Die Einstellungen zeigen den Pfad. Sie können eine zweite Datenbank öffnen, wenn Support und Vertrieb getrennte Bibliotheken halten sollen, und die Datei kopieren, wenn Sie eine Sicherung wollen.

Starten Sie mit den zehn Antworten, die Sie letzte Woche eingefügt oder neu getippt haben. Nehmen Sie die bereits freigegebenen Formulierungen: die Rückgabefrist, die Reset-Schritte, die Angebotsgültigkeit, der Versandverzug, die Zeile, die Sie im Gesendet-Ordner suchen.

Benennen Sie jede so, wie Sie sie laut nennen würden. Speichern. Eine Woche lang, wo der Thread wirklich ist: Cursor ins Feld, Strg+. oder Cmd+., ein Wort aus dem Namen oder der Antwort, Enter. Muss sich ein Name oder Datum pro Kunde ändern, legen Sie diese Lücke einmal in den Baustein. Den Satz zur geltenden Regelung lassen Sie unverändert.

Der Download enthält eine 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarte. Die Lizenz danach wird einmal bezahlt. Sagt Ihnen die Woche, dass fünf Abkürzungen, die sich beim Tippen erweitern, zu Ihrer Arbeitsweise passen, passt ein Trigger-Expander vielleicht besser. Sagt die Woche, dass eine Antwort, die Sie kaum schicken, trotzdem leicht zu finden ist, in der App, die gerade offen ist, dann ist das der Job, für den ich PhraseVault gebaut habe.