Ich bin Gerhard. PhraseVault begann mit einem Muster, das ich in kleinen Firmen immer wieder gesehen habe. Die UID stand auf der Website, die IBAN auf der Rechnung vom Vormonat, die Straße in der Fußzeile. Die Person, die die heutige Mail schrieb, tippte alle drei neu, weil es länger dauerte, die letzte richtige Kopie zu finden, als alles neu zu tippen.
Manchmal wandert eine Ziffer, oder die Straße vom Vorjahr überlebt in einer Signatur. Der Kunde bekommt eine Bankzeile, die um ein Zeichen danebenliegt, oder die Rechnung kommt zurück, und der Nachmittag geht für die Korrektur einer Angabe verloren, die die Firma schon hundertmal gedruckt hat.
Ich gebe keine Steuer- oder Rechtsberatung. PhraseVault prüft nicht, ob eine UID, eine Umsatzsteuer-ID oder eine IBAN irgendwo gültig ist. Es speichert die Zeile, der Sie schon vertrauen, unter einem Namen, den Sie suchen können, und fügt diese Zeile am Cursor ein.
Ein maßgeblicher Baustein für jede Angabe
Das Ziel ist ein maßgeblicher Baustein für jede Angabe, die Sie in Rechnungen, Angebote und Signaturen einfügen. Ändert sich die Adresse, bearbeiten Sie diesen Baustein. Das nächste Einfügen nutzt den neuen Text. Beim Einfügen müssen Sie nicht mehr zwischen der Signatur, der Angebotsvorlage und einer Mail vom März wählen. Bereits vorhandene Kopien werden dadurch nicht automatisch aktualisiert.
Eine private Abkürzung für die UID-Zeile und eine andere für die Bankdaten funktionieren, bis man die Codes vergessen hat. Die Nummer liegt noch in der Bibliothek. Sie tippen neu, und so wandert eine Ziffer.
PhraseVault hat keine Trigger-Kürzel. Der Baustein bekommt einen schlichten Namen, den man laut sagen würde, und der Name muss eindeutig sein. Die Suche nutzt den Namen. Bei einem Baustein, den Sie nicht gesperrt haben, auch den Inhalt. Ist die IBAN schwerer zu erreichen als ein Satz, den Sie vor dem Mittagessen schicken, hören Sie auf, sie zu speichern, und die veraltete Kopie in jemandes Entwürfen gewinnt.
Das Kit so benennen, wie man es sagen würde
Ich würde mit nüchternen Namen starten: UID-Zeile, IBAN, Rechnungsadresse, Rechtlicher Hinweis, Signaturblock.
Der Inhalt ist der genaue Text, den Sie einfügen möchten. Eine Werkstatt in Österreich speichert vielleicht die UID-Zeile, die sie schon druckt, die IBAN, die schon auf Rechnungen steht, und einen Adressblock mit Firma, Straße, PLZ, Ort und Land. Das ist ein Beispiel für ein solches Kit. Kopieren Sie die Formulierung von einer aktuellen Rechnung oder von der Person, die die Bücher führt.
Reiner Text wird genau so eingefügt, wie er gespeichert wurde, und das brauchen Adresse, UID und Bankzeile. Markdown und HTML stehen zur Verfügung, wenn ein Baustein in einer App, die das unterstützt, formatiert eingefügt werden soll. Firmendaten bleiben meist reiner Text.
Der Ablauf ist überall gleich, wo Sie einfügen können: Mail-Entwurf, Browserfeld auf einer Rechnung, Word, Chatfenster.
Cursor dorthin, wo die Tatsache landen soll. Unter Windows Strg+., am Mac Cmd+. PhraseVault öffnet sich über der App, in der Sie schon sind. Diese Kombinationen liefere ich mit. In den Einstellungen lässt sich die Tastenkombination ändern, wenn die Kombination auf einem Rechner schon belegt ist.
Tippen Sie ein paar Buchstaben, die im Baustein wirklich vorkommen.
iban findet die Bankzeile über den Namen. Eine Straße oder ein Ort kann eine ungeschützte Adresse finden, weil diese Buchstaben im Inhalt stehen. Die Suche gleicht Bruchstücke ab, und jedes getippte Wort muss vorkommen. Sie findet Text, der wirklich da ist. Einen Tippfehler korrigiert sie nicht. Exakte Namenstreffer stehen oben, danach andere Treffer nach Nutzungshäufigkeit.Ist die erste Zeile die richtige, drücken Sie Enter. Der Text landet am Cursor, PhraseVault blendet sich aus, und der vorherige Inhalt der Zwischenablage ist wiederhergestellt. Möchten Sie einen anderen Treffer einfügen, wählen Sie ihn zuerst aus. Escape schließt zuerst ein offenes Menü oder einen Dialog; sonst blendet es das Fenster aus. Bei leerer Suche passiert auf Enter nichts, solange keine Zeile fokussiert ist. Die Kopieren-Schaltfläche legt den Baustein in die Zwischenablage und blendet dann das Fenster aus.
Mit dem Cursor in der Mail PhraseVault öffnen,
iban in dessen Suchfeld tippen, Enter, und Sie sind zurück im Satz.Die Bankzeile kann hinter einer PIN liegen
Eine Adresse in einer Signatur ist alltäglich. Bei einer IBAN geht es um Zahlungsdaten. Sie können ausgewählte Baustein-Inhalte mit einer PIN sperren, oder mit einem Passwort von mindestens vier Zeichen. Öffnen Sie den Baustein und aktivieren Sie die Option „Mit PIN sperren“. Der Name bleibt sichtbar. Der Inhalt bleibt verborgen, bis Sie die Datenbank entsperren.
Die Suche bei einem geschützten Baustein bleibt auf den Namen beschränkt, auch während er entsperrt ist. Die Ziffern sollen nicht erscheinen, nur weil jemand einen Fetzen der Kontonummer tippte. Nennen Sie den Baustein "IBAN" oder "Bankdaten" und halten Sie die Nummer im Inhalt. Namen sind nicht verborgen, deshalb gehört die Kontonummer nicht in den Namen.
Der Schutz ist optional und schützt nur die ausgewählten Inhalte. Eine PIN gehört zu dieser Datenbank. Bausteine, die Sie ungeschützt lassen, bleiben gewöhnlicher Text. PIN-Schutz ist kein Passwortmanager und sperrt nicht die ganze App. Vergessen Sie die PIN, ist der geschützte Text nicht wiederherstellbar. Wer eine Kopie der Datenbankdatei hat, kann offline PINs oder Passwörter an dieser Kopie ausprobieren, deshalb ist eine schwache PIN ein schwaches Schloss, und Passwörter gehören weiterhin in einen Passwortmanager.
Brauchen Sie die gesperrte Zeile, suchen Sie den schlichten Namen und drücken Enter. PhraseVault fordert vor dem Einfügen des geschützten Texts zum Entsperren auf. Im Abschnitt Sicherheit der Einstellungen können Sie die Datenbank sofort sperren, die PIN ändern oder die automatische Sperre anpassen. Diese Sperre steht standardmäßig auf 15 Minuten, gezählt ab dem Moment des Entsperrens, nicht ab dem letzten Einfügen.
Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner
Das Kit lebt in einer SQLite-Datei auf der eigenen Festplatte. Es gibt kein PhraseVault-Konto und keine Telemetrie. Das Programm läuft offline, unter Windows 10 und neuer (64 Bit) sowie unter macOS 13 Ventura und neuer auf Macs mit Apple Silicon. Eine Lizenz deckt Windows und macOS für dieselbe Person ab. Eine Kollegin, die dieselbe Datei öffnet, braucht trotzdem die eigene Lizenz. Die Einstellungen zeigen den Datenbankpfad, und Sie können eine andere Datei öffnen, wenn das Firmenkit von privaten Antworten getrennt bleiben soll.
Auf einem zweiten Rechner legen Sie diese Datei in einen Ordner, den Sie schon synchronisieren. Dropbox, OneDrive und iCloud reichen. Den Ordner bringen Sie mit. Ich verkaufe keinen Sync-Tarif. PhraseVault lädt den Text weiterhin nicht hoch. Der Sync-Client tut das, wenn Sie die Datei in einen Ordner legen, den er beobachtet. Muss eine Bankzeile von diesen Servern fernbleiben, lassen Sie die Datenbank außerhalb dieses Ordners.
Kopieren Sie die SQLite-Datei, wenn Sie eine vollständige Sicherung wollen. Diese Kopie enthält auch die Daten für den PIN-Schutz. Ein Export nach JSON lässt geschützte Bausteine weg, auch während die Datenbank entsperrt ist, deshalb ist der Export die falsche Sicherung für ein Kit, das die IBAN sperrt.
Die zehn Fakten speichern, die Sie jeden Monat einfügen
Vor dem nächsten Rechnungslauf speichern Sie die Fakten, bei denen Sie selbst gemerkt haben, dass Sie sie aus alten Mails kopieren. Benennen Sie jede so, wie Sie sie einem Kollegen nennen würden.
- UID- oder Umsatzsteuer-Zeile, die genaue Zeichenfolge, der schon auf Rechnungen steht.
- IBAN, mit dem Kontonamen daneben, wenn Sie beide immer zusammen schicken.
- Rechnungsadresse als Block: Firma, Straße, PLZ, Ort, Land.
- Lieferadresse, wenn sie abweicht und Leute die beiden vermischen.
- Der rechtliche Hinweis, den Sie schon nutzen, kopiert aus einem aktuellen Dokument.
- Telefon und E-Mail, wie Sie sie in einer Signatur wollen.
- Der Zahlungshinweis, welche Zahlungsreferenz auf der Überweisung stehen soll.
- Signaturblock.
- Die kurze Antwort, die Bankdaten schickt, wenn ein Kunde fragt.
- Die zehnte Tatsache, die Sie letzten Monat neu getippt haben. Eine BIC, eine Angebotsfußzeile, eine Abholadresse.
Ändert sich eine Tatsache, bearbeiten Sie den Baustein. Muss eine alte Adresse aus irgendeinem Grund bleiben, geben Sie ihr einen Namen, der nicht mit der aktuellen verwechselt werden kann. "Rechnungsadresse" und "Lager, außer Betrieb" sind unterschiedliche Bausteine. Zwei Bausteine, die beide nach heutiger Adresse klingen, sind der Weg, wie die falsche Straße eingefügt wird.
Der Download enthält eine 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarte. Die Lizenz danach wird einmal pro Person bezahlt. Die aktuellen Preise stehen auf phrasevault.app/pricing.
Fügen Sie eine Woche lang Firmendaten nur aus diesem Kit in Mails ein. Cursor ins Feld, Strg+. oder Cmd+., schlichter Name, Enter. Jedes Mal, wenn Sie eine Tatsache noch von Hand tippen, fügen Sie diese Tatsache hinzu. Am Ende der Woche sollte die IBAN in der gesendeten Mail die IBAN im Baustein sein. Damit erfüllt das Kit die Aufgabe, für die ich es gebaut habe.