Windows の Word と従来の Outlook では、文章を選び、挿入 → クイック パーツ → 選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存 で定型文を登録できます。各アプリのギャラリーから繰り返し挿入でき、Gmail や Teams などでも同じ文面を使いたい場合は、Windows・Mac 対応の PhraseVault® が役立ちます。Windows では「Ctrl+.」、Mac では「Cmd+.」で呼び出し、検索して Enter を押すと貼り付けられます。
Word でクイック パーツを保存するには
以下はWindows版Wordの手順です。Microsoftのクイック パーツのガイドでは、従来のOutlookと新しいOutlookも説明しています。
- 再利用したい文章を選択します。
- 挿入 タブの テキスト で クイック パーツ をクリックし、選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存 をクリックします。
- 名前を付け、必要なら説明を書いて OK をクリックします。
挿入するときは、カーソルを置いて 挿入、クイック パーツ、目的の項目の順に選びます。同じメニューの 文書パーツ オーガナイザー に、保存済みのパーツが並びます。名前で並べ替え、名前の変更や削除もここからできます。書式付きの文章や図を定型句として残す場合は、クイック パーツ、定型句、選択範囲を定型句ギャラリーに保存 の順です。
ギャラリーには、タイトルや作成者などのドキュメント プロパティや、日付のようなフィールドも入れられます。これらは Office のフィールドであり、挿入前に質問して埋める欄ではありません。
従来の Outlook でクイック パーツを保存するには
従来の Outlook でも同様の手順で保存できますが、確認しておきたい点が二つあります。メッセージは別ウィンドウで開いてください。閲覧ウィンドウで返信しているあいだは 挿入 タブが出ません。クリックするのは本文で、クイック パーツを入れられるのはそこだけです。
保存と挿入には、上記の クイック パーツ メニューを使います。従来のOutlookは、各PCのローカルなテンプレートファイル（NormalEmail.dotm）に保存します。別のパソコンに移る場合は、そのファイルをコピーするか、定型文を作り直してください。
Word と Outlook のギャラリーは別々です。Word に保存した結びの文は、Outlook に自動で表示されるわけではありません。
新しい Outlook のクイック パーツはどこにありますか
新しい Outlook と Outlook on the web でも、メール用のクイック パーツを使えます。メッセージ内の文章を選択し、挿入 → クイック パーツ から保存します。挿入するときも同じメニューを使います。一覧は 設定 → メール → クイック パーツ で管理でき、従来の Outlook のギャラリーとはメニューが異なります。
上のギャラリーの手順は、Windows 版の Word と従来の Outlook 向けです。Mac 版の Word には、繰り返し使う内容を登録する定型句の機能があります。アプリをまたいで同じ文章を使いたい場合は、PhraseVault も選択肢になります。
クイック パーツとPhraseVaultの違いは？
| クイック パーツ | PhraseVault | |
|---|---|---|
| 動く場所 | Windows の Word、または従来の Outlook。新しい Outlook と Outlook on the web には、より簡単なメール用の一覧がある | Windows と macOS で、貼り付けを受け付けるアプリ |
| 挿入のしかた | ギャラリーやメニュー。Word ではオーガナイザーも利用可能 | ショートカット、数文字、Enter |
| 保存できるもの | Word と従来の Outlook は書式付きの内容に対応。Word ではプロパティやフィールドも利用可能 | プレーンテキスト、Markdown、HTML に加え、日付、質問、クリップボード |
| 共有ライブラリ | テンプレートを手動で移行・配布できる | 共有フォルダに置いた一つのデータベース。変更は次の検索で見える |
| 費用 | Word または Outlook に含まれる | 買い切りライセンス（詳細は下記） |
Word のオートコレクトは、Word の中で入力中に短い略語を置き換えられます。これはクイック パーツとは別の機能です。PhraseVault も入力中に略語を展開せず、検索して Enter で挿入します。同じ文面を Office 以外でも使えます。
Starterライセンスは、2026年10月時点で税込み4,400円の買い切りです。その人自身の Windows と Mac のパソコンで使えます。金額は料金ページで、表示中の通貨のものを確認でき、チーム向けは 1 人あたりの価格が下がります。
クイック パーツのほうが合う場合
Word や従来の Outlook で書き、書式付きの文章、ロゴ、文書の中で更新されるフィールドが欲しいなら、クイック パーツはすでに 挿入 にあります。追加のインストールは不要で、一覧が短く、そのアプリの中だけで使うならギャラリーで十分です。
同じ文をどこでも使いたい場合
その段落が Gmail、Teams、ブラウザのフォーム、Mac でも必要になったときに、差が出ます。本文をPhraseVaultに一度コピーし、メール/お礼 や 手紙/結び のように用途が分かる名前を付けます。
Mac では、システム設定 → プライバシーとセキュリティ → アクセシビリティ で PhraseVault を許可します。許可するまでは、フレーズはクリップボードに残ります。
同時編集の変更は統合されないため、共有時は編集のタイミングを調整してください。共有の手順はチーム共有のガイドにあります。メールアプリで定型文を使う方法はメールテンプレートのガイドにあります。
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Microsoft、Word、Outlook は Microsoft Corporation の商標です。