Wie benutze ich PhraseVault®?

Einen gespeicherten Textbaustein fügen Sie ein, indem Sie an die gewünschte Stelle klicken, unter Windows Strg+. oder auf dem Mac Cmd+. drücken, ein paar Buchstaben des Namens oder des Textes tippen und Eingabe drücken. PhraseVault® fügt den Text dort ein, wo Sie gerade schreiben — in einer E-Mail, im Chat, in einem Dokument oder in einem Formular — und stellt danach den vorherigen Inhalt der Zwischenablage wieder her. Unter Linux kommt formatierter Inhalt als reiner Text zurück. Sie finden Ihre Textbausteine, ohne Abkürzungen auswendig lernen zu müssen.

Falls PhraseVault noch nicht installiert ist, beginnen Sie mit der Installationsanleitung.

Wie füge ich einen Textbaustein ein?

1. Klicken Sie an die Stelle, an die der Text soll.
2. Drücken Sie Strg+. (Windows) oder Cmd+. (Mac). Öffnen Sie zum Ändern die Einstellungen und wählen Sie im gleichnamigen Reiter Aufruf-Tastenkürzel.
3. Tippen Sie ein paar Buchstaben. Die Fuzzy-Suche findet Wörter und Wortteile im Namen oder im ungeschützten Text, unabhängig von ihrer Reihenfolge. Ein exakt passender Name steht oben, danach die Textbausteine, die Sie am häufigsten nutzen.
4. Drücken Sie Eingabe, um den ersten Suchtreffer einzufügen, oder wählen Sie mit den Pfeiltasten einen anderen Textbaustein. Bei leerem Suchfeld müssen Sie zuerst einen Textbaustein auswählen; Eingabe allein fügt nichts ein. Ein Doppelklick fügt ebenfalls ein. Esc schließt ein offenes Menü oder einen Dialog. Ist kein Menü und kein Dialog offen und enthält das Suchfeld Text, leert Esc zuerst das Suchfeld und lässt Labels und Filter unverändert. Bei leerem Suchfeld bleibt Labels und Filter unverändert. Ist dann ebenfalls kein Menü und kein Dialog offen, blendet Esc das Fenster aus. PhraseVault bleibt unter Windows im Infobereich und auf dem Mac in der Menüleiste.

Das ist der gesamte Ablauf, und meist dauert er nur ein paar Sekunden.

Wenn Sie lieber selbst einfügen, klicken Sie am Textbaustein auf das Symbol In Zwischenablage kopieren. Der Textbaustein ersetzt dabei den bisherigen Inhalt der Zwischenablage. Aktivieren Sie PhraseVault auf dem Mac unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Bedienungshilfen, damit es in andere Programme einfügen kann. Ohne diese Berechtigung können Sie den kopierten Text selbst einfügen. Wenn nichts passt, bietet Eingabe an, aus den gerade getippten Wörtern einen neuen Textbaustein anzulegen.

Wie lege ich einen Textbaustein an oder ändere ihn?

Klicken Sie auf Phrase hinzufügen, das Plus neben der Suche, oder drücken Sie Strg+N (auf dem Mac Cmd+N). Geben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung ein, die Ihnen beim Suchen leicht einfällt. Unter Erweiterter Text steht, was eingefügt wird, und bei Format wählen Sie Text, Markdown oder HTML. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Der Stift öffnet den Editor. Editor vergrößern in der Kopfzeile füllt das Fenster für diese Sitzung und setzt sich beim nächsten Start zurück. Unter Mehr legt Phrase duplizieren eine Kopie an, deren Name mit „Kopie von“ und dem Originalnamen beginnt, und Phrase löschen entfernt den Textbaustein. Haben Sie einen Textbaustein versehentlich gelöscht, können Sie ihn über Rückgängig innerhalb von acht Sekunden wiederherstellen. Danach lässt er sich nicht mehr aus einem Papierkorb zurückholen.

Wie benenne ich Textbausteine?

Mit aussagekräftigen Namen finden Sie Ihre Textbausteine über die Fuzzy-Suche schnell wieder. Wählen Sie Begriffe, die Ihnen beim Suchen einfallen. Kurze Namen bewähren sich. Eine neue Sammlung enthält bereits diese:

Ein Präfix fasst zusammengehörige Textbausteine zusammen. Sie tippen das Präfix, und die Gruppe erscheint gemeinsam:

• E-Mail: email-danke, email-nachfass, email-abwesend
• Code: js-log, js-func, py-class
• KI-Prompts: ki-erklären, ki-prüfen, ki-kurz
• Angaben für Formulare: firma-ust, firma-adresse, firma-tel

So können Sie auch Grußformeln und Abwesenheitsnotizen, Terminalbefehle, Prompts für KI-Chats und Formulardaten wie eine USt-IdNr., eine IBAN oder eine Telefonnummer benennen. Für Studium und Lehre eignen sich Zitate, Literaturangaben, Forschungsnotizen und häufig benötigte Rückmeldungen.

Labels sind optional, und die Liste bleibt eine flache Liste ohne Ordner. Ein Textbaustein kann mehrere farbige Labels tragen. Klicken Sie ein Label an, oder tippen Sie # ins Suchfeld, um ein Label auszuwählen und nur diese Textbausteine zu zeigen. Die Schaltfläche neben dem Suchfeld öffnet diese Zeile; Filter grenzt dort nach Nutzung, Zuletzt verwendet, Hinzugefügt oder PIN-Sperre ein. Zum gewöhnlichen Einfügen brauchen Sie das nicht. Die Schritte stehen unter Labels und Filter.

Wann nehme ich Markdown oder HTML?

Text passt fast immer, weil er genau so eingefügt wird, wie Sie ihn geschrieben haben. Markdown wird beim Einfügen zu formatiertem Text — fett, Listen, Links und Tabellen — in Word, Google Docs, Outlook, Gmail und ähnlichen Programmen. Sie schreiben das Markdown selbst, eine Formatleiste gibt es nicht. Die Anleitung heißt Formatierten Text einfügen.

HTML ist für Markup, das ein Programm mit formatiertem Text darstellen kann. Solche Programme zeigen die Formatierung; ein reines Textfeld zeigt die Tags.

Kann ein Textbaustein das Datum einsetzen oder mich etwas fragen?

Ja. Platzhalter im erweiterten Text werden beim Einfügen ausgefüllt. Alle Varianten stehen unter Wie funktionieren dynamische Einfügungen?. Für die meisten Texte genügen diese:

• {{date}} ist heute. {{date:+7}} ist eine Woche später, {{date:long}} schreibt das Datum aus, und {{date:+7|long}} verbindet beides.
• {{time}} ist die aktuelle Uhrzeit, und {{time:12h}} nutzt die 12-Stunden-Anzeige.
• {{clipboard}} fügt den Text ein, der gerade in der Zwischenablage liegt.
• {{input:Name}} fragt vor dem Einfügen nach einem Wert. Mit {{input:Name=Anna}} geben Sie einen änderbaren Standardwert vor; für mehrere Zeilen verwenden Sie {{textarea:Notiz}}.
• {{select:Anrede=Formal,*Locker}} ist eine Auswahlliste, und der * markiert die Vorauswahl.

Terminbestätigung:

Guten Tag {{input:Name}},

wir bestätigen Ihren Termin am {{date:+7|long}} um {{input:Uhrzeit}} Uhr. Bitte erscheinen Sie 15 Minuten vor dem Termin.

Wo liegen meine Textbausteine?

Sie liegen in einer SQLite-Datei auf Ihrem Computer, und PhraseVault lädt sie nicht hoch. Das Zahnrad öffnet die Einstellungen. Im Reiter Datenbank zeigt Aktuellen Datenbank-Speicherort öffnen die Datei, und mit Neue Datenbank oder Datenbank öffnen wechseln Sie zu einer anderen. Eine Sammlung ist leichter zu durchsuchen. Eine zweite Datei öffnen Sie nur, wenn Sie wirklich eine getrennte Sammlung wollen.

Sie können die Datei in einem Netzwerkordner gemeinsam nutzen oder in einen Cloud-Ordner legen, um dieselbe Sammlung auf mehreren Computern zu verwenden. Warten Sie vor einem Gerätewechsel, bis die Synchronisation abgeschlossen ist, und stimmen Sie Änderungen mit Ihren Kollegen ab: PhraseVault führt Bearbeitungen nicht zusammen und löst keine Dateikonflikte durch Cloud-Synchronisation.

Im Reiter Einstellungen liegen Tastenkombination, Design (System, Hell oder Dunkel), Sprache und Mit Windows starten. Auf dem Mac heißt der Schalter Bei Anmeldung starten. PhraseVault startet mit der Anmeldung, sofern Sie das nicht abschalten, und die Änderungen gelten erst nach Einstellungen speichern. Das Symbol liegt unter Windows im Infobereich und auf dem Mac in der Menüleiste. Beim Schließen des Fensters läuft PhraseVault im Hintergrund weiter. Über das Symbol können Sie das Programm vollständig beenden.

Für eine manuelle Sicherung nutzen Sie Alle exportieren oder Gefilterte exportieren im Reiter Datenbank. Gefilterte exportieren folgt der aktuellen Suche, den ausgewählten Labels und den Filtern, und das JSON behält die Labels. Beide lassen PIN-geschützte Textbausteine auch im entsperrten Zustand aus. Für eine vollständige Sicherung einschließlich geschützter Textbausteine beenden Sie PhraseVault und kopieren die SQLite-Datei.

Mit PIN sperren verbirgt den Text eines Textbausteins. Geschützte Textbausteine finden Sie nur über den Namen, auch im entsperrten Zustand. Unter Sicherheit können Sie mit Automatisch sperren nach die automatische Sperre einstellen; voreingestellt sind 15 Minuten. Wenn Sie die PIN vergessen, lassen sich die geschützten Textbausteine nicht wiederherstellen.

Wenn Sie von einem anderen Programm wechseln, liest Einstellungen → Datenbank → Phrasen importieren eine PhraseVault-JSON-Datei, eine TextExpander®-CSV oder Espanso-YAML. In der Vorschau wählen Sie bei übereinstimmenden IDs, ob vorhandene Textbausteine übersprungen oder überschrieben werden. Die Schritte und die Grenzen von 10 MB und 10.000 Textbausteinen pro Datei stehen unter Textbausteine importieren.

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