よく送る返信を定型文として保存しておくと、メールやチャットで同じ文章を打ち直さずに済みます。PhraseVault® は Windows、macOS、Linux に共通の定型文ライブラリを保存します。Linuxはx86_64で、Hyprlandを使うOmarchyとArch向けです。自動貼り付けと呼び出しのショートカットにはHyprlandが必要で、AppImageは動作を保証しない参考提供です。Linux へのインストールを参照してください。Windows では Ctrl+.、Mac では Cmd+. で呼び出し、返信を検索して Enter を押すと、テキストの貼り付けに対応したアプリへ挿入できます。
四つに分けるより、一つにまとめる
Zendesk のチケット、GitHub の Issue、Gmail のメール、Slack のチャットで同じ返信を使う場合、それぞれに保存すると変更のたびに四か所を直すことになります。別のサービスに乗り換える際も、返信の一覧が自動で引き継がれるとは限りません。PhraseVault では、検索ウィンドウを呼び出して名前や内容から定型文を探し、挿入します。入力中に展開する略語の一覧を覚える必要はありません。
PhraseVault は、WhatsApp Web やブラウザ版の Instagram など、パソコン上のアプリで使えます。Mac では、システム設定 → プライバシーとセキュリティ → アクセシビリティ で PhraseVault を許可すると、自動で貼り付けられます。スマートフォン用のアプリはありません。
同じ返信を使う場所
- メール。Outlook、ブラウザの Gmail、Thunderbird、Apple Mail など
- ヘルプデスク。Zendesk、Freshdesk、Intercom、Help Scout など
- コードのホスティング。GitHub、GitLab、Bitbucket など
- デスクトップのチャット。Slack、Microsoft Teams、Discord、WhatsApp Web など
- そのほか入力できる欄。CRM、予約フォーム、SNS の受信箱など
保存しておくと楽な返信
名前に用途を入れると、定型文を探しやすくなります。たとえば 営業時間/平日、発送/追跡案内、サポート/確認 と名付けておけば、共通する言葉で関連する返信を見つけられます。あいまい検索の対象は名前と PIN で保護されていない本文です。関連する返信に、配送や返品のようなラベルを付け、そのラベルをクリックして絞り込むこともできます。手順はラベルとフィルターにあります。
営業時間、期限、文体は、実際に送っている文に合わせてください。
営業時間：
営業時間は月曜から金曜の 9:00–18:00、土曜は 10:00–14:00 です。日曜は休業しております。
発送：
ご注文を承りました。追跡用のリンクは、1 営業日以内にメールでお送りします。国内へのお届けには、通常 3〜5 営業日ほどかかります。
返品：
未使用の商品は、お届けから 30 日以内にご返品いただけます。注文番号をご返信いただければ、手続きをご案内します。
チケットの確認：
[名前]様、こちらのご依頼の件でご連絡しました。問題が解決していない場合は、現在の状況をご返信ください。本日中に次の対応を進めます。
WhatsApp Web や Instagram 向けの短い返信：
メッセージをありがとうございます。1 営業日以内にご返信します。ご注文の件であれば、注文番号を添えていただけると確認が早くなります。
次のような文章も、定型文として保存しておくと便利です。
- 挨拶や、連絡先を含む署名
- トラブルの確認手順や、ログの提供依頼
- 解決の確認、アンケートへの案内、担当部署への引き継ぎ連絡
- 新規のお客様への案内、機能比較、契約更新のお知らせ
一つのアプリのクイック返信との違い
| 一つのアプリのクイック返信 | PhraseVault | |
|---|---|---|
| 使える場所 | そのアプリだけ | 貼り付けを受け付けるデスクトップアプリ |
| 呼び出し方 | そのアプリのショートカットか短いメニュー | 名前か本文の数文字 |
| 書式 | アプリによる | アプリが受け付ける場合は Markdown か HTML |
| 日付や入力 | アプリによる | {{date}}、{{input:ラベル}}、{{clipboard}} |
| チーム | チーム共有に対応するツールもある | 共有フォルダに置いた一つのデータベース |
| オフライン | アプリによる | ライブラリはパソコン上にある |
チケットの操作、共有受信箱での対応、自動返信も必要な場合は、各ツールの組み込み機能が適しています。PhraseVault は、それらのツールとほかのアプリで同じ定型文を使いたい場合に便利です。
同僚が返信を更新すると、次に検索したときに反映されます。同じフレーズを同時に二人で編集する使い方は想定していません。設定方法はチーム共有のガイドにあります。
長めのメール文面はメールテンプレートのガイドにあります。チケット向けのまとまった文面はカスタマーサポートのガイドにあります。
PhraseVault を 14 日間無料で試す。すべての機能を利用でき、クレジットカードやアカウントは不要です。