人事部門では、不採用通知、面接案内、入社手続き、就業規則の案内など、同じ文面を年間数百回入力しています。PhraseVault® はこれらの定型文を再利用可能なフレーズとして保存し、ATS・人事システム・メール・文書作成あらゆるアプリで即座に呼び出せます。
人事チームにテキストエキスパンダーが必要な理由
求人票の作成から退職手続きまで、人事業務は繰り返しの文章入力で成り立っています。同じ機会均等の文言がすべての求人票に入り、同じ不採用メールが1つのポジションにつき数十人の候補者に送られます。PhraseVaultはこれらを検索可能なフレーズライブラリに保存します。
採用・求人
不採用通知（書類選考段階）：
この度は[会社名]の[ポジション名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を重ねた結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。今後のご活躍をお祈り申し上げます。
不採用通知（面接後）：
この度は[ポジション名]の選考において、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。慎重に選考を重ねた結果、今回は他の候補者を採用することとなりました。非常に競争率の高い選考であり、苦渋の決断でございました。今後、ご経験に合うポジションがございましたら、ぜひ再度ご応募ください。
面接案内：
[ポジション名]の選考にお進みいただきありがとうございます。面接を下記の通りご案内いたします。日時：[日付] [時間]、場所：[場所]、担当：[面接官名]。当日は開始10分前までにお越しください。身分証明書をご持参ください。
入社手続き（オンボーディング）
入社案内メール：
[入社日]より当社への入社をお待ちしております。当日は[時間]までに[場所]へお越しください。受付にて[担当者名]をお呼び出しください。当日の持ち物：身分証明書（運転免許証またはマイナンバーカード）、年金手帳、雇用保険被保険者証（お持ちの場合）、給与振込先の口座情報。
ITセットアップ依頼（IT部門宛）：
新入社員[氏名]の環境準備をお願いいたします。入社日：[日付]、部署：[部署名]、上長：[上長名]。必要な準備：メールアカウント、PC、VPNアクセス、[システム1]・[システム2]の権限。入館証：[ビル/フロア]。[入社日の前営業日]までに準備完了をお願いします。
在籍証明・推薦状
在籍証明：
[氏名]様が[入社日]から[退社日]まで、[役職名]として在籍していたことを証明いたします。なお、社内規定により、勤務評価等の詳細については回答を差し控えさせていただきます。
人事評価・目標管理
人事評価面談の開始：
本面談は[開始日]から[終了日]までの評価期間を対象としています。期初に設定した目標と、[上長/同僚/部下]からのフィードバックに基づきます。
休暇管理
有給休暇承認：
[日付]の有給休暇申請を承認いたしました。本年度の有給休暇残日数は[残日数]日です。不在時の自動返信の設定と、業務の引き継ぎをお願いいたします。
産休・育休の案内：
おめでとうございます。当社の育児休業制度についてご案内いたします。申請は休業開始予定日の1ヶ月前までに人事部へご提出ください。休業中の社会保険や復職については[メール]までご相談ください。
人事向けフレーズを試す
すぐに使える人事向けフレーズをご用意しました。ダウンロードしてPhraseVaultに直接インポートするか、独自ライブラリの出発点としてご活用ください。
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免責事項： 本記事のフレーズは参考用であり、現行の労働法規や就業規則を反映していない場合があります。使用前に人事担当者および法務担当が正確性・法令遵守を確認してください。PhraseVaultはテキスト入力効率化ツールであり、法務アドバイスやHRコンプライアンスシステムではありません。
データは端末内に保存
人事部門はマイナンバー、給与情報、健康情報、懲戒記録など機密性の高いデータを扱います。PhraseVaultはすべてのフレーズをローカルに保存します。クラウド同期なし、テレメトリなし、アカウント不要。従業員関連のテキストが外部サーバーに送信されることはありません。
ソースコードは公開されているため、IT部門がソフトウェアの動作を監査できます。
人事部全体で同じフレーズライブラリを共有
チーム共有機能を使えば、採用担当・人事担当・管理者全員が同じライブラリで作業できます。共有データベースをネットワークドライブに置くだけで、更新内容が即座に全員に反映されます。
あらゆる人事システムで動作
PhraseVaultはクリップボード経由で動作するため、どのATS・人事管理システム・メールクライアントでも併用できます。連携設定もプラグインも不要です。
PhraseVaultを人事部門で試す
PhraseVaultをダウンロードして、14日間すべての機能を無料でお試しください。人事向けフレーズライブラリを構築し、繰り返しの入力に費やす時間を削減しましょう。