採用メールの定型文（不採用通知・面接・入社案内）

PhraseVault®を使うと、不採用通知、面接案内、入社案内などの採用メールの定型文を、採用管理システムやメール、文書で共通して使えます。Windowsでは Ctrl+.、Macでは Cmd+. で呼び出し、承認済みの定型文を検索して Enter キーを押すと、入力中の欄に貼り付けられます。検索して選ぶ方式なので、入力中に展開する略語を覚える必要はありません。

人事チームに定型文が必要な理由

求人の掲載から入社、退職手続きに至るまで、人事業務は膨大な量の繰り返し文書を生み出します。同じ機会均等の文言がすべての求人票に入り、同じ不採用メールが1つの募集につき何十人もの候補者に送られ、同じオンボーディングの案内が新入社員全員に届きます。採用担当、労務担当、人事マネージャーのどの立場であっても、必要になる文面は驚くほど共通しています。PhraseVaultはこれらすべてを検索可能なフレーズライブラリにまとめ、人事チームの誰もが即座にアクセスできるようにします。

あいまい検索では、名前やPIN保護されていない本文に含まれる語句の一部から、語順を問わず定型文を探せます。PIN保護された定型文は、名前だけが検索対象になります。

採用・求人

求人票には毎回同じコンプライアンス文言、福利厚生の要約、会社紹介文が必要です。過去の求人票を探し出してコピー＆ペーストする代わりに、フレーズとして保存しておけば必要な部分をその場で呼び出せます。

機会均等の文言：

[会社名]は、応募者の職務に必要な適性・能力に基づき、公正な採用選考を行います。幅広い方からのご応募をお待ちしております。

福利厚生の要約：

各種社会保険、確定拠出年金制度（企業拠出あり）、柔軟な有給休暇制度、育児休業、能力開発支援、従業員支援プログラムなど、充実した福利厚生パッケージをご用意しています。

勤務形態の明記：

本ポジションは[完全リモート／ハイブリッド／出社]勤務です。[リモート勤務の場合：候補者は[国名]での就労資格を有し、[会社名]が事業を行っている地域に居住している必要があります。]

これらを個別のフレーズとして保存しておけば、過去の求人を探し回ることなく数分で求人票を組み立てられます。

候補者対応

採用活動では、パターン化された文面が大量に発生します。候補者一人ひとりに合わせて一から書いていては、採用担当者の時間はいくらあっても足りません。選考の各段階に専用のテンプレートを用意しておきましょう。

書類選考での不採用通知：

この度は、[会社名]の[ポジション名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。社内にて慎重に選考を進めさせていただきました結果、誠に残念ながら今回は他の候補者を採用させていただくこととなりました。ご多用の中、選考にお時間を割いていただきましたことに重ねて御礼申し上げます。末筆ながら、[氏名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

面接後の不採用通知：

この度は[ポジション名]の面接にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。ご経歴やご経験について伺うことができ、大変嬉しく思っております。慎重に検討を重ねた結果、今回は他の候補者を採用することとなりました。非常に競争率の高い選考であり、苦渋の決断でございました。ご経験に合う募集がございましたら、ぜひ再度ご応募いただけますと幸いです。末筆ながら、[氏名]様の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

面接のご案内：

[ポジション名]の面接にお進みいただき、ありがとうございます。日時：[日付] [時間]、面接官：[氏名・役職]。開始10分前までにお越しの上、身分証明書をご持参ください。所要時間は約[時間]です。日程変更をご希望の場合は、24時間前までにご連絡ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

内定の条件：

本内定は、身元確認、就労資格の確認、[健康診断／照会確認／資格確認]の完了を条件としております。同封の書類にご記入の上、[日付]までにご返送ください。何卒よろしくお願いいたします。

入社手続き（オンボーディング）

新入社員へのオンボーディングは、誰に対してもほぼ同じ内容のメールが続きます。内容はほとんど変わらないのに、毎回一から入力するのは非効率です。

入社案内メール：

[入社日]から一緒に働けることを、心より楽しみにしております。当日は[時間]までに[場所]へお越しください。受付にて[担当者名]をお呼び出しください。服装は[オフィスカジュアル／ビジネスカジュアル]でお越しください。身分証明書、給与振込先の口座情報、未提出の書類がございましたらご持参ください。初日はオリエンテーション、チーム紹介、IT環境のセットアップを予定しています。ご不明な点がございましたら、遠慮なく人事部までご連絡ください。

ITセットアップ依頼（IT部門宛）：

新入社員[氏名]の環境準備をお願いいたします。入社日：[日付]、部署：[部署名]、上長：[上長名]。準備事項：メールアカウント、PC、VPNアクセス、[システム1]・[システム2]の権限。入館証：[ビル／フロア]。[入社日の前営業日]までにご準備をお願いいたします。ご不明点があればお気軽にお問い合わせください。

福利厚生登録のリマインド：

福利厚生のご登録まで残り[日数]日です。[福利厚生ポータル]にログインし、[期限]までにご選択ください。手続きにお困りの場合は、人事部へご相談ください。ご不明点は人事部[メール／電話]までお問い合わせください。

入社1週目のフォローアップ：

[氏名]様、1週目はいかがお過ごしでしょうか。何かご不明な点やお困りのことはございませんか。今週中に15分ほどお時間をいただき、簡単にお話しできればと思います。ご都合の良い時間帯をご返信ください。

在籍証明・推薦状

在籍証明や照会への対応は、会社としての責任範囲を限定するため、厳格なテンプレートに従います。回答のたびに文面を一から考えていては、表現の揺れや思わぬ誤りが生じかねません。

在籍証明（標準回答）：

[氏名]様が[入社日]から[退社日]まで、[役職名]として[会社名]に在籍していたことを証明いたします。なお、社内規定により、勤務評価や再雇用の可否に関する詳細についてはお答えいたしかねます。あらかじめご了承ください。

推薦状（好意的な内容）：

ご担当者様

[氏名]様を心より推薦いたします。同氏は[入社日]から[退社日]まで、[会社名]にて[役職名]として勤務されました。在籍中は[スキル・資質]を発揮し、[具体的な分野]において大きく貢献されました。自信を持って推薦いたします。詳細についてお尋ねになりたい点がございましたら、いつでもご連絡いただければ幸いです。

推薦状や在籍証明書の例文、ドイツの勤務証明書（Arbeitszeugnis）については、推薦状の例文と在職証明書をご覧ください。

人事評価・目標管理

人事評価や目標設定、改善計画は、共通の型を持つ文面が繰り返し使われます。

評価面談の冒頭：

本面談は[開始日]から[終了日]までの評価期間を対象としています。期初に設定した目標と、[上長／同僚／部下]からのフィードバックに基づいています。日頃のご協力に感謝いたします。

目標設定テンプレート：

目標：[内容]。達成基準：[測定可能な成果]。期間：[開始]〜[終了]。必要なリソース：[研修、ツール、予算]。確認頻度：[月次／四半期ごと]。

業務改善計画（PIP）の通知：

本改善計画は、[役職名]としての現在のパフォーマンスが期待水準を満たしていない具体的な領域と、測定可能な目標、改善までの期限を示すものです。計画期間は[開始日]から[終了日]までです。[毎週／隔週]で進捗を確認する面談を実施します。計画期間の終了時に、結果と今後の対応について面談で確認します。ご不明な点があれば、遠慮なく人事部にご相談ください。

休暇管理

有給休暇の承認：

[日付]の休暇申請を承認いたしました。本年度の有給休暇残日数は[残日数]日です。不在時の自動返信の設定と、業務の引き継ぎを事前にお願いいたします。良い休暇をお過ごしください。

産休・育休のご案内：

おめでとうございます。産休・育休の取得を予定されている場合は、希望される期間を人事部[メール]までお知らせください。必要な手続き、申出期限、休業中の待遇についてご案内いたします。業務の引き継ぎや復職後の働き方についても、お気軽にご相談ください。

復職の確認：

復職にあたり、改めてご連絡いたします。復職日は[日付]として記録しております。勤務スケジュールは上長とご確認の上、移行期間中の調整が必要な場合は人事部までご連絡ください。福利厚生の適用状況については、人事部へご確認ください。

規程・コンプライアンス

就業規則の確認依頼：

更新版の[会社名]就業規則（[日付]施行）を添付いたします。全文をご確認いただき、[期限]までに確認書へご署名の上、人事部までご返送、または[システム]より電子的にご提出ください。本確認書は、就業規則を受領し内容を確認したことを示すものであり、皆様の権利を放棄するものではございませんので、あらかじめご了承ください。

ハラスメント防止規程のリマインド：

[会社名]は、ハラスメント、差別、報復行為のない職場環境の維持に努めています。全従業員の皆様は、[リンク／掲載場所]に掲載のハラスメント防止規程を必ずご確認いただき、遵守してくださいますようお願いいたします。本規程に違反する言動を目撃または経験された場合は、直ちに人事部、上長、または匿名通報窓口（[番号]）までご報告ください。皆様が安心して働ける職場づくりにご協力をお願いいたします。

秘密保持契約：

雇用条件の一つとして、同封の秘密保持契約書へのご署名をお願いいたします。本契約は、在職中および退職後を問わず、営業秘密、顧客データ、その他の機密情報を無断で開示することを禁止するものです。内容を十分にご確認の上ご署名いただき、[日付]までに人事部へご返送くださいますようお願いいたします。ご不明な点がございましたら、人事部までお気軽にお問い合わせください。

人事向けフレーズを試す

以下の例を参考に、送信前に組織の方針に合わせて文面を調整してください。記事中の角括弧に囲まれた部分は、貼り付けたあとに書き換えます。下の定型文はダウンロードしてインポートでき、必要に応じて氏名や日付などを入力する欄が表示されます。詳しくは動的プレースホルダーをご覧ください。

従業員データは端末内に保存

PhraseVaultは、パソコン内やネットワークドライブ上にある、指定したデータベースに定型文を保存します。PhraseVaultのサーバーへのアップロードや利用状況の送信はなく、アカウントも不要です。ファイルへのアクセス管理や、個人情報・機密情報の適切な取り扱いは、引き続き組織で行う必要があります。

ライセンス所有者は請求と秘密保持契約により、IT部門の確認用にソースを請求できます。保存場所とプライバシーについては、プライバシーの記事で詳しく説明しています。

人事部全体で一つのフレーズライブラリを

チーム共有では、全員がネットワークドライブ上の同じデータベースファイルを開きます。変更は、ほかのメンバーが次にPhraseVaultを呼び出すか検索したときに反映されるため、新しい担当者も承認済みの文面から始められます。

共有する定型文の管理担当者を決め、同じ定型文を同時に編集しないようにしてください。PhraseVaultには変更の競合を解決する機能や、ユーザー別のアクセス権限はありません。アクセスは組織のフォルダー権限で管理し、広く共有する定型文には従業員の機密情報を入れないようにします。クラウド同期フォルダーの別々のコピーをオフラインで編集すると競合する可能性があるため、避けてください。

人事システムに定型文を貼り付ける

PhraseVaultはクリップボードを使って、テキストの貼り付けに対応した入力欄へ定型文を挿入します。専用の連携設定なしで、メール、文書、業務ソフトに同じ定型文を使えます。書式の表示は貼り付け先のアプリによって変わるため、よく使う入力欄で試してください。自動貼り付けのあとは、クリップボードにあったプレーンテキストとHTMLが復元されます。

Windows 10以降のx64環境と、Appleシリコン搭載MacのmacOS 13以降で動作します。Macでは、システム設定 → プライバシーとセキュリティ → アクセシビリティ でPhraseVaultを許可すると、自動で貼り付けられます。許可していない場合は定型文がコピーされるので、手動で貼り付けてください。

PhraseVaultを人事部門で試す

PhraseVaultをダウンロードして、全機能を14日間無料でお試しください。クレジットカードの登録は不要です。よく使う定型文から登録し、少しずつライブラリを増やしていくのがおすすめです。