法律事務所の定型文（契約条項・依頼者への連絡）

PhraseVault®では、法律事務所で使う条項や依頼者向けの定型文を、パソコン内または事務所が管理するネットワークドライブのデータベースに保存できます。Windowsでは Ctrl+.、Macでは Cmd+. で呼び出し、使いたい定型文を検索して Enter キーを押すと、Wordやメールなどの入力欄に貼り付けられます。アカウントやPhraseVaultへのアップロードは不要で、入力中に展開する略語ではなく、検索で定型文を選びます。

法律事務所に定型文が必要な理由

法務業務は、正確で反復性の高い文言によって成り立っています。同じ秘密保持の注意書きがすべてのメールに付され、同じ不可抗力条項がすべての契約書に登場し、同じ書式がすべての提出書面を締めくくります。PhraseVault® は、これらすべてを検索対応のフレーズライブラリに保存します。古い文書を探してコピー＆ペーストする手間なく、数回のキー操作で目的のフレーズを呼び出せます。

あいまい検索では、名前やPIN保護されていない本文に含まれる語句の一部から、語順を問わず定型文を探せます。PIN保護された定型文は、名前だけが検索対象になります。

メール秘密保持通知

事務所で秘密保持の注意書きなどを使っている場合は、承認済みの文面を定型文として保存しておくと便利です。注意書きだけで秘密情報が保護されるわけではないため、送信先の確認や事務所の情報管理手順も必要です。

秘密保持の注意書き：

【秘密保持に関するご注意】本メールおよび添付ファイルには、守秘義務の対象となる情報が含まれている場合があります。本メールは宛先に記載された方のみを対象としています。受取人に該当しない方は、直ちに送信者へご連絡のうえ、本メールを添付ファイルとともに削除してください。内容の複写・転送・開示は禁止されています。

短い注意書き：

【ご注意】本メールは法律事務所から送信されており、守秘義務の対象となる情報を含む場合があります。誤って受信された場合は、直ちに送信者にご連絡いただき、本メールを削除してください。無断での使用・複製・転送はお断りします。

一般的な情報提供の注意書き：

【情報提供に関するご注意】本メールの内容は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法律相談への回答ではありません。過去の解決実績は将来の結果を保証するものではありません。

契約条項

契約書の起案とは、同じ標準条項を何十もの契約に繰り返し組み込む作業です。各条項を単独のフレーズとして保存し、契約書をより迅速に仕上げましょう。

不可抗力条項:

天災地変、戦争、テロ行為、暴動、輸出入規制、火災、洪水、地震、感染症の流行、ストライキ、輸送手段・設備・資材の確保不能その他当事者の合理的な支配の及ばない事由（以下「不可抗力事由」という）により本契約上の義務の履行が遅延または不能となった場合、いずれの当事者もその責任を負わないものとする。

分離可能性条項:

本契約のいずれかの条項が管轄裁判所により無効、違法または執行不能と判断された場合であっても、残余の条項の効力には何ら影響を及ぼさず、これらは引き続き完全な効力を有するものとする。

完全合意条項:

本契約は、本件に関する当事者間の完全な合意を構成し、口頭・書面を問わず、従前のすべての合意、了解、交渉および協議に優先する。本契約の変更または修正は、両当事者が署名した書面によらない限り、その効力を有しない。

準拠法条項:

本契約は日本法に準拠し、日本法に従って解釈されるものとする。

損害賠償条項:

各当事者は、本契約上の表明、保証または義務への違反に起因または関連して生じた一切の請求、損害、損失、責任および費用（合理的な弁護士費用を含む）について、相手方当事者ならびにその役員、従業員、代理人、承継人および譲受人を補償し、防御し、免責するものとする。

責任制限条項:

各当事者が本契約に起因または関連して負う損害賠償責任の総額は、請求原因発生日の直前12か月間に支払われた、または支払われるべき金額の総額を上限とする。

秘密保持条項（NDA）:

受領当事者は、開示当事者の機密情報を厳重に秘密として保持し、開示当事者からの事前の書面による承諾を得ない限り、第三者への開示、公表、複製またはその他の使用を行わないものとする。

譲渡禁止条項:

いずれの当事者も、相手方当事者の事前の書面による同意なく本契約上の権利義務を譲渡または移転することはできない。ただし、合併、買収または資産の全部もしくは実質的にすべての譲渡に伴う場合はこの限りではない。

通知条項:

本契約に基づく通知はすべて書面によるものとし、(a) 手交の場合は交付時に、(b) 全国的な信頼のおける宅配便で送付した場合は受領時に、(c) 営業時間内に送信された電子メールの場合は送信日に、(d) 配達証明付き書留郵便の場合は発送後3日目に、それぞれ効力を生じたものとみなす。

副本条項:

本契約は複数の副本により締結することができ、各副本は原本とみなされるが、すべての副本は合わせて一通の契約書を構成するものとする。電子メールまたは電子的手段により送付された署名済み書面は、原本と同一の法的効力を有する。

依頼者対応文書

依頼者への書類は定型的なパターンに従います。枠組みをフレーズとして保存し、案件固有の内容だけを書き加えれば済みます。

受任のご挨拶:

[依頼者名]様　この度は[案件の概要]につきまして当事務所にご依頼いただき、誠にありがとうございます。本書は当事務所の受任条件を定めるものです。当事務所の代理権の範囲は上記案件に限られ、別途書面によるご依頼がない限り、他の案件について代理することはございません。

弁護士報酬に関するご説明:

当事務所の報酬は、以下のタイムチャージ制に基づき算定いたします：[報酬基準]。報酬基準は改定されることがあります。このほか、印紙代、郵送費、交通費、コピー代、鑑定費用等の実費についてもご負担いただきます。

着手金のご案内:

本件の着手金は[金額]円です。お支払いの時期、報酬金および実費の取り扱いは、別添の委任契約書に記載しております。内容をご確認のうえ、ご不明な点がございましたらお知らせください。

利益相反確認（問題なし）:

利益相反の確認が完了いたしました。確認の結果、本件の受任を妨げる利益相反は認められませんでしたので、添付の委任契約書に記載の条件にて受任いたします。

利益相反確認（相反あり）:

利益相反の確認が完了いたしました。誠に恐れ入りますが、本件の受任を妨げる利益相反が確認されましたため、職業上の義務に基づき本件の受任を辞退させていただきます。[都道府県]弁護士会の法律相談窓口へのご相談をお勧めいたします。

経過報告:

[案件名]の進捗についてご報告いたします。前回のご連絡以降、以下の進展がございました：[経過の詳細]。今後の対応予定は次のとおりです：[次のステップ]。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

辞任・受任終了通知:

本書をもちまして、[案件名]に関する当事務所の代理が終了したことをお知らせいたします。時効の完成その他の期間制限により依頼者様の権利に影響が生じる場合がございますので、ご留意ください。関係書類は当事務所の文書保存方針に従い保管いたします。

裁判所提出書面

裁判所への提出書類は厳密な書式と定型の手続き表現が求められます。保存した定型文を呼び出せば転記ミスを防ぎ、書面の質を一定に保てます。

訴状の書き出し:

訴訟物の価額　金[金額]円

原告は、被告に対し、次のとおり請求します。

第1　請求の趣旨

1. 被告は、原告に対し、金[金額]円及びこれに対する[起算日]から支払済みまで年[利率]の割合による金員を支払え。
2. 訴訟費用は被告の負担とする。 との判決並びに仮執行宣言を求める。

答弁書の書き出し:

第1　請求の趣旨に対する答弁

1. 原告の請求を棄却する。
2. 訴訟費用は原告の負担とする。 との判決を求める。

準備書面の書き出し:

被告（原告）は、[前回期日]の弁論準備期日における陳述に続き、以下のとおり主張する。

証拠説明書の書き出し:

原告（被告）は、以下の書証を提出し、各書証の標目、作成者および立証趣旨を次のとおり説明する。

申立ての結び:

以上のとおり、[当事者名]は、貴裁判所が本申立に基づく救済を認容し、その他[具体的な申立ての内容]を認めることを求める。

業務記録・タイムエントリー

時間制課金を採用する事務所では、タイムエントリーの説明文が定型的なパターンに従います。一貫した記述は、依頼者への請求内容の説明も容易にします。

相手方の書面の検討：

相手方代理人からの[件名]に関する書面を確認・分析し、主要な争点の概要と推奨する対応方針を起案。

依頼者との協議：

依頼者との電話協議の準備及び実施（案件戦略及び今後のスケジュールについて）。

法令・判例の調査：

[論点]に関する判例・法令の調査。内部メモ用に調査結果を整理・要約。

書面の起案：

[書面の種類]の起案および修正。最新の裁判例を反映。

証拠の整理：

相手方から開示された証拠の確認・整理。[案件名]の準備書面用に要点をまとめ。

尋問の準備：

[証人名]の尋問準備のため、尋問事項を策定し、関連資料を検討。

専門家との打ち合わせ：

専門家証人との打ち合わせを実施。意見書の内容を確認し、[期日]に向けた証言準備を進める。

提出資料の検討：

[書類名]に基づく文書提出に対応。提出書類を検討し、証拠目録を作成。

コーポレート・M&A

M&A関連の契約書では、取引ごとに同じ表明保証条項が繰り返し使われます。

設立および存続の表明:

対象会社は、日本法に基づき適法に設立され、有効に存続する株式会社である。対象会社は、その事業を現に営むために必要な一切の許認可を適法に保有し、その事業を継続するために必要な権利能力および行為能力を有する。

訴訟不存在の表明:

別紙[〇]に記載する場合を除き、対象会社の知る限り、対象会社に対して係属中または提起されるおそれのある訴訟、審判その他の法的手続は存在せず、また対象会社に重大な悪影響を及ぼすことが合理的に見込まれるものも存在しない。

計算書類の正確性の表明:

対象会社の計算書類は、一般に公正妥当と認められる企業会計の基準に準拠して継続的に適用され、対象会社の各対象期間における財政状態および経営成績をすべての重要な点において適正に表示している。

不動産取引・決済

送金詐欺への注意喚起:

【送金詐欺にご注意ください】第三者がメールアカウントに不正アクセスし、偽の振込先情報を送付する事案が発生しています。振込先情報が記載されたメールを受け取った場合は、送金前に必ず既知の信頼できる電話番号に確認のうえ、内容をご確認ください。

現状有姿条件:

本物件は、現状有姿（AS-IS）の状態で売買されるものとし、瑕疵の有無を問わず、その状態または特定目的への適合性について、明示または黙示を問わずいかなる保証も行わないものとする。

出入国在留管理業務

申請書類の送付状:

[申請人氏名]の代理人として、[在留資格変更許可申請書等の書式名]および必要な添付書類一式を送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

追加資料提出の依頼への回答:

[申請人氏名]の代理人として、[日付]付の追加資料提出のご依頼（受付番号[番号]）に対し回答申し上げます。先に提出した[申請の種類]を補足する追加の証拠および資料を添付のとおりご提出いたします。

法務向けフレーズを試す

以下の例を参考に、送信前に組織の方針に合わせて文面を調整してください。記事中の角括弧に囲まれた部分は、貼り付けたあとに書き換えます。下の定型文はダウンロードしてインポートでき、必要に応じて氏名や日付などを入力する欄が表示されます。詳しくは動的プレースホルダーをご覧ください。

守秘義務とローカル保存

PhraseVaultは、パソコン内やネットワークドライブ上にある、指定したデータベースに定型文を保存します。PhraseVaultのサーバーへのアップロードや利用状況の送信はなく、アカウントも不要です。ファイルへのアクセス管理や、個人情報・機密情報の適切な取り扱いは、引き続き組織で行う必要があります。

ライセンス所有者は秘密保持契約の下でソースを請求できます。手続きはソース公開の説明をご覧ください。保存場所とプライバシーについては、プライバシーの記事で詳しく説明しています。

事務所全体で同じフレーズライブラリを共有

チーム共有では、全員がネットワークドライブ上の同じデータベースファイルを開きます。変更は、ほかのメンバーが次にPhraseVaultを呼び出すか検索したときに反映されるため、新しい担当者も承認済みの文面から始められます。

共有する定型文の管理担当者を決め、同じ定型文を同時に編集しないようにしてください。PhraseVaultには変更の競合を解決する機能や、ユーザー別のアクセス権限はありません。アクセスは組織のフォルダー権限で管理し、広く共有する定型文には依頼者や従業員の機密情報を入れないようにします。クラウド同期フォルダーの別々のコピーをオフラインで編集すると競合する可能性があるため、避けてください。

法務ソフトに定型文を貼り付ける

PhraseVaultはクリップボードを使って、テキストの貼り付けに対応した入力欄へ定型文を挿入します。専用の連携設定なしで、メール、文書、業務ソフトに同じ定型文を使えます。書式の表示は貼り付け先のアプリによって変わるため、よく使う入力欄で試してください。自動貼り付けのあとは、クリップボードにあったプレーンテキストとHTMLが復元されます。

Windows 10以降のx64環境と、Appleシリコン搭載MacのmacOS 13以降で動作します。Macでは、システム設定 → プライバシーとセキュリティ → アクセシビリティ でPhraseVaultを許可すると、自動で貼り付けられます。許可していない場合は定型文がコピーされるので、手動で貼り付けてください。

法律事務所でPhraseVaultを試す

PhraseVaultをダウンロードして、全機能を14日間無料でお試しください。クレジットカードの登録は不要です。よく使う定型文から登録し、少しずつライブラリを増やしていくのがおすすめです。