Textbausteine für Kanzleien & Rechtsanwälte

Mit PhraseVault® speichern Kanzleien Klauseln und Briefbausteine offline in einer Datenbank auf dem eigenen Rechner oder einem selbst verwalteten Netzlaufwerk. Rufen Sie die App unter Windows mit Strg+. oder auf dem Mac mit Cmd+. auf, suchen Sie den Baustein und drücken Sie Eingabe, um ihn in Word, eine E-Mail oder ein anderes Textfeld einzufügen. Sie brauchen kein Konto, die App lädt keine Texte zu PhraseVault hoch und Sie wählen Ihre Textbausteine über die Suche aus, ohne Kürzel zu lernen.

Warum Kanzleien Textbausteine brauchen

Juristische Arbeit lebt von präziser, wiederkehrender Sprache. Derselbe Vertraulichkeitshinweis steht unter jeder E-Mail. Dieselbe salvatorische Klausel findet sich in jedem Vertrag. Dieselbe Vollmachtsanzeige geht bei jedem neuen Mandat an die Gegenseite. PhraseVault speichert all das in einer Bibliothek, die Sie über ein paar Buchstaben aus dem Namen oder dem Text finden, ohne in alten Schriftsätzen suchen und kopieren zu müssen.

Die Fuzzy-Suche findet Bausteine über Wortteile im Namen oder im ungeschützten Inhalt, unabhängig von der Wortreihenfolge. PIN-geschützte Bausteine finden Sie nur über ihren Namen.

E-Mail-Vertraulichkeitshinweis

Wenn Ihre Kanzlei Vertraulichkeitshinweise verwendet, speichern Sie den abgestimmten Wortlaut als Textbaustein. Ein Hinweis allein stellt keine Vertraulichkeit her und ersetzt keine Schutzmaßnahmen beim Versand:

Vertraulichkeitshinweis:

VERTRAULICHKEITSHINWEIS: Diese Nachricht ist ausschließlich für die Personen bestimmt, an die sie adressiert ist, und kann vertrauliche und/oder dem Mandantengeheimnis unterliegende Informationen enthalten. Sollten Sie nicht der bestimmungsgemäße Empfänger sein, kontaktieren Sie bitte den Absender und löschen Sie die Mitteilung samt aller Anhänge umgehend. Jedwede unbefugte Verwendung der Informationen dieser Nachricht ist untersagt.

Kurzer Vertraulichkeitshinweis:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese E-Mail samt aller Anhänge. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail sind nicht gestattet.

Hinweis der Kanzlei:

Diese Nachricht wurde von einer Rechtsanwaltskanzlei versandt und kann dem Mandantengeheimnis unterliegende Informationen enthalten. Wenn Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, löschen Sie sie bitte unverzüglich und informieren Sie den Absender. Eine unbefugte Verwendung, Vervielfältigung oder Weitergabe ist untersagt.

Vertragsklauseln & Standardformulierungen

Vertragsgestaltung bedeutet, dieselben Standardklauseln immer wieder zusammenzusetzen. Speichern Sie jede Klausel als eigenständigen Textbaustein und bauen Sie Verträge schneller auf:

Salvatorische Klausel:

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.

Gerichtsstandsvereinbarung:

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist [Stadt], sofern der Vertragspartner Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Rechtswahlklausel:

Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Vertraulichkeitsklausel:

Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen dieses Vertrages erhaltenen vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Zwecke dieses Vertrages zu verwenden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages für einen Zeitraum von [Anzahl] Jahren fort.

Höhere Gewalt:

Keine Partei ist für die Nichterfüllung ihrer vertraglichen Pflichten verantwortlich, soweit und solange diese Nichterfüllung auf einem unabwendbaren Ereignis beruht, das die Partei trotz zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden konnte, einschließlich Naturkatastrophen, Kriegs- und Terrorereignisse, behördliche Maßnahmen, Epidemien oder Pandemien. Die betroffene Partei hat die andere Partei unverzüglich schriftlich zu unterrichten.

Abtretungsverbot:

Die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag können ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei weder abgetreten noch auf Dritte übertragen werden. Dies gilt nicht für Übertragungen im Rahmen einer Gesamtrechtsnachfolge.

Schriftformklausel:

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel.

Gesamtvereinbarung:

Dieser Vertrag enthält die vollständige Einigung der Parteien zum Vertragsgegenstand und ersetzt alle vorherigen mündlichen und schriftlichen Vereinbarungen, Verhandlungen und Absprachen. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

Mandantenkorrespondenz

Schreiben an Mandanten folgen vorhersehbaren Mustern. Speichern Sie das Gerüst und ergänzen Sie die mandatsspezifischen Details:

Mandatsübernahme:

Guten Tag [Name], in vorbezeichneter Angelegenheit bedanken wir uns für die Erteilung des Mandats. Beigefügt erhalten Sie unser Vollmachtsformular und unsere Honorarvereinbarung. Bitte senden Sie uns beides unterschrieben zurück. Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Vollmachtsanzeige an die Gegenseite:

Sehr geehrte Damen und Herren, wir zeigen hiermit an, dass wir [Mandantenname] in der oben genannten Angelegenheit anwaltlich vertreten. Ordnungsgemäße Bevollmächtigung wird anwaltlich versichert. Wir bitten, künftig sämtliche Korrespondenz ausschließlich über unsere Kanzlei zu führen.

Interessenkonflikt-Prüfung (kein Konflikt):

Wir haben unsere Konfliktprüfung abgeschlossen. Auf der Grundlage unserer Prüfung haben wir keinen Interessenkonflikt festgestellt, der einer Mandatsübernahme entgegenstünde. Wir freuen uns daher, das Mandat zu den Bedingungen der beigefügten Honorarvereinbarung zu übernehmen.

Interessenkonflikt-Prüfung (Konflikt festgestellt):

Wir haben unsere Konfliktprüfung abgeschlossen. Leider haben wir einen Interessenkonflikt festgestellt, der uns an der Mandatsübernahme hindert. Wir empfehlen Ihnen, sich an eine andere Kanzlei zu wenden. Gerne können wir Ihnen entsprechende Empfehlungen aussprechen.

Sachstandsbericht:

Ich schreibe Ihnen, um Sie über den aktuellen Stand in der Angelegenheit [Bezeichnung] zu informieren. Seit unserem letzten Schreiben sind folgende Entwicklungen eingetreten: [Entwicklungen]. Die nächsten Schritte sind: [Schritte]. Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mandatsbeendigung:

Mit diesem Schreiben bestätigen wir, dass unsere anwaltliche Tätigkeit in der Angelegenheit [Bezeichnung] beendet ist. Wir weisen darauf hin, dass möglicherweise laufende Fristen zu beachten sind, die Ihre Rechte berühren könnten. Wir empfehlen Ihnen, ggf. einen anderen Rechtsanwalt zu konsultieren. Ihre Handakte wird gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie verwahrt.

Fristsetzung / Mahnung:

Namens und in Vollmacht unserer Mandantschaft fordern wir Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag in Höhe von [Betrag] € bis spätestens zum [Datum] auf das nachstehend genannte Konto zu überweisen. Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung gerichtliche Schritte einleiten.

Schriftsätze & Gerichtsverfahren

Gerichtliche Schriftsätze erfordern eine strenge Formgebung und festgelegte verfahrensrechtliche Formulierungen. Textbausteine verringern den Aufwand für die wiederholte Eingabe:

Klageschrift-Einleitung:

Namens und im Auftrag des Klägers/der Klägerin erheben wir hiermit Klage vor dem Amtsgericht/Landgericht [Ort] und beantragen:

1. Die Beklagte wird verurteilt, an den Kläger [Betrag] € nebst Zinsen hieraus in Höhe von 5 Prozentpunkten p.a. über dem jeweiligen Basiszinssatz seit dem [Datum] zu zahlen.
2. Die Beklagte trägt die Kosten des Rechtsstreits.
3. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

Klageerwiderung-Einleitung:

Namens und im Auftrag des Beklagten/der Beklagten wird beantragt, die Klage abzuweisen. Die Kosten des Rechtsstreits werden dem Kläger/der Klägerin auferlegt.

Versäumnisurteilsantrag:

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen beantragen wir den Erlass eines Versäumnisurteils gegen den Beklagten/die Beklagte (§ 331 Abs. 3 ZPO).

Antragsformel allgemein:

Es wird beantragt, [konkrete Maßnahme/Entscheidung]. Die Kosten des Verfahrens trägt der Antragsgegner/die Antragsgegnerin.

Vollstreckungsklausel-Antrag:

Wir beantragen, dem Kläger/der Klägerin eine vollstreckbare Ausfertigung des Urteils vom [Datum] zu erteilen.

Abmahnung

Die Abmahnung ist ein typisch deutsches Rechtsinstrument — ein formeller Hinweis vor dem Gang zum Gericht, der dem Abgemahnten die Möglichkeit gibt, das beanstandete Verhalten zu unterlassen, ohne dass ein Gerichtsverfahren eingeleitet werden muss. Sie ist im Wettbewerbsrecht, im Urheberrecht und im Arbeitsrecht alltäglich:

Abmahnung (Wettbewerbsrecht/Urheberrecht):

Namens und im Auftrag unserer Mandantschaft mahnen wir Sie hiermit ab und fordern Sie auf, die beanstandete Handlung [Beschreibung der Verletzungshandlung] unverzüglich und dauerhaft zu unterlassen.

Wir fordern Sie auf, bis zum [Datum] die beigefügte strafbewehrte Unterlassungs- und Verpflichtungserklärung unterzeichnet an uns zurückzusenden. Sollte die Erklärung nicht fristgerecht bei uns eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung gerichtliche Maßnahmen einleiten.

Reaktion auf Abmahnung (Fristverlängerung):

Wir haben Ihre Abmahnung vom [Datum] erhalten. Zur eingehenden Prüfung bitten wir um eine Fristverlängerung bis zum [Datum]. Die Unterlassungserklärung wird innerhalb dieser Frist abgegeben oder Ihnen unsere Rechtsauffassung mitgeteilt.

Zeiterfassung & Abrechnungsbeschreibungen

Kanzleien rechnen nach Zeitaufwand ab, und die Tätigkeitsbeschreibungen folgen vorhersehbaren Mustern. Einheitliche Beschreibungen vereinfachen auch die Rechnungsprüfung:

Korrespondenz prüfen:

Prüfung und Analyse der Korrespondenz der Gegenseite zu [Thema]; Entwurf einer Stellungnahme mit Zusammenfassung der wesentlichen Punkte und empfohlener Vorgehensweise.

Mandantengespräch:

Vorbereitung und Teilnahme an Telefonkonferenz mit Mandantin/Mandant zu Fallstrategie und anstehenden Terminen.

Rechtsprechung recherchieren:

Recherche zur Rechtsprechung zu [Thema]; Zusammenfassung der Ergebnisse für internes Memorandum.

Schriftsatz überarbeiten:

Entwurf und Überarbeitung des Schriftsatzes zu [Verfahrensschritt] unter Einbeziehung aktueller Rechtsprechung.

Klageerwiderung prüfen:

Sichtung der Klageerwiderung der Gegenseite; Vorbereitung der Replik.

Sachverständigengespräch:

Besprechung mit Sachverständigem zur Vorbereitung auf [Termin/Verhandlung]; Auswertung des Gutachtens.

Unterlagen sichten:

Durchsicht der vorgelegten Unterlagen; Erstellung eines Dokumentenverzeichnisses für [Verfahren].

Rücksprache mit Gericht oder Behörde:

Telefonische Rücksprache mit [Behörde/Gericht] zu [konkretem Anliegen]; Ergebnisnotiz zur Handakte.

Textbausteine zum Ausprobieren

Nutzen Sie diese Beispiele als Ausgangspunkt und passen Sie sie vor dem Versand an die Vorgaben Ihres Unternehmens an. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzen Sie nach dem Einfügen; die herunterladbaren Bausteine unten nutzen dynamische Felder, die bei Bedarf etwa nach einem Namen oder Datum fragen. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel zu dynamischen Einfügungen.

Klauselbibliothek auf eigenen Systemen speichern

PhraseVault speichert Ihre Textbausteine in der von Ihnen gewählten Datenbank auf dem Rechner oder einem Netzlaufwerk. Die App lädt sie nicht auf einen PhraseVault-Server hoch, sendet keine Telemetrie und benötigt kein Benutzerkonto. Ihr Unternehmen entscheidet weiterhin, wer auf die Datei zugreifen darf, und ist für den angemessenen Umgang mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten verantwortlich.

Lizenznehmer können den Quellcode auf Anfrage nach einer Geheimhaltungsvereinbarung erhalten. Die Bedingungen zum einsehbaren Quellcode nennen, wer ihn lesen darf. Mehr zur lokalen Speicherung und zum Datenschutz erfahren Sie im Artikel zur DSGVO.

Eine Textbaustein-Bibliothek für die gesamte Kanzlei

Mit der Team-Freigabe öffnen alle dieselbe Datenbankdatei auf einem Netzlaufwerk. Änderungen erscheinen, sobald ein Teammitglied PhraseVault erneut aufruft oder sucht. So können auch neue Kolleginnen und Kollegen von Anfang an die freigegebenen Formulierungen nutzen.

Lassen Sie eine Person die gemeinsamen Vorlagen pflegen und vermeiden Sie gleichzeitige Änderungen am selben Baustein. PhraseVault führt widersprüchliche Änderungen nicht zusammen und bietet keine Berechtigungen pro Benutzer; regeln Sie den Zugriff über die Ordnerberechtigungen Ihres Unternehmens. Vertrauliche Mandats- oder Beschäftigtendaten gehören nicht in eine allgemein zugängliche Vorlagensammlung. Vermeiden Sie zudem das Bearbeiten getrennter Offline-Kopien in einem Cloud-Sync-Ordner, da Konflikte entstehen können.

Textbausteine in Ihrer Kanzleisoftware nutzen

PhraseVault fügt über die Zwischenablage in Textfelder ein, die eingefügten Text annehmen. So nutzen Sie dieselbe Sammlung in E-Mails, Dokumenten und Ihrer Fachsoftware, ohne eine spezielle Integration einzurichten. Probieren Sie einen Baustein in den Feldern aus, die Sie häufig verwenden; wie die Formatierung erscheint, hängt vom Zielprogramm ab. Nach dem automatischen Einfügen stellt PhraseVault den vorherigen Klartext und HTML-Inhalt der Zwischenablage wieder her.

PhraseVault läuft unter Windows 10 oder neuer (x64) und macOS 13 oder neuer auf Apple Silicon. Unter Linux läuft es zusätzlich auf x86_64 und ist für Omarchy und Arch mit Hyprland ausgelegt. Automatisches Einfügen und die Aufruf-Tastenkombination brauchen Hyprland. Das AppImage für andere Distributionen ist ein unverbindlicher Versuch. Aktivieren Sie auf dem Mac PhraseVault unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Bedienungshilfen, damit die App automatisch einfügen kann. Ohne diese Berechtigung wird der Baustein kopiert und Sie können ihn selbst einfügen.

PhraseVault in Ihrer Kanzlei testen

Laden Sie PhraseVault herunter und testen Sie alle Funktionen 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Beginnen Sie mit den Bausteinen, die Sie am häufigsten verwenden, und erweitern Sie Ihre Sammlung nach Bedarf.