Tu equipo puede compartir texto predefinido en PhraseVault® abriendo el mismo archivo de base de datos .sqlite en una unidad de red compartida. Todos usan la misma biblioteca, pero PhraseVault no está diseñado para editar simultáneamente ni combina cambios en conflicto. Las copias sincronizadas en la nube requieren más cuidado, porque incluso insertar una frase modifica el archivo; para equipos remotos, suele ser más adecuado distribuir las frases mediante exportación e importación.
Para insertar una frase compartida, pulsa Ctrl+. en Windows o Cmd+. en Mac, búscala y pulsa Intro. Tu equipo no necesita memorizar una lista de abreviaturas.
Cómo configurar la biblioteca compartida
PhraseVault guarda las frases en un archivo de base de datos. Windows y macOS pueden abrir el mismo archivo, y puedes cambiar de base de datos sin reiniciar, aunque solo una está activa a la vez.
Mover una base de datos existente
- Haz clic en el engranaje para abrir Configuración, selecciona Base de Datos y pulsa Abrir ubicación de la base de datos actual para localizar el archivo.
- Cierra PhraseVault por completo en todos los equipos que tengan abierto ese archivo. Elige Salir desde el icono de la bandeja del sistema o de la barra de menús; cerrar la ventana solo la oculta.
- Mueve el archivo de base de datos — normalmente
phrasevault.sqlite— a la carpeta compartida. - Abre PhraseVault de nuevo y selecciona Abrir Base de Datos en Configuración → Base de Datos para elegir el archivo en su nueva ubicación. Cada persona abre ese mismo archivo.
Los ajustes de la aplicación permanecen en cada equipo. El archivo aparece en Bases de Datos Recientes para acceder a él rápidamente más adelante.
Crear una nueva base de datos compartida
En Configuración → Base de Datos, elige Nueva Base de Datos, selecciona un nombre de archivo nuevo en la carpeta compartida y confirma con Crear. No selecciones una base de datos existente que quieras conservar. Los demás miembros usan Abrir Base de Datos para elegir el archivo creado. Puedes borrar las frases de ejemplo que no necesites.
¿Qué ubicación conviene elegir?
Unidad de red: acceso directo al mismo archivo
Si la oficina dispone de un servidor de archivos o NAS, guarda la base de datos en una carpeta compartida, como \\servidor\compartido\phrasevault\. Cada persona la abre desde la unidad de red. Los cambios aparecen en la siguiente búsqueda o al abrir la ventana de PhraseVault, sin una sincronización adicional en la nube.
Pide al departamento de TI que pruebe la carpeta compartida antes de extender su uso. SQLite necesita bloqueos de archivo fiables, y los problemas del sistema de archivos de red pueden dañar una base de datos. Una LAN por cable puede mejorar la estabilidad de la conexión, pero no garantiza que los bloqueos funcionen correctamente.
Carpeta en la nube: cuidado con las copias en conflicto
OneDrive, Google Drive, Dropbox o iCloud Drive pueden sincronizar una base de datos almacenada localmente, pero cada equipo trabaja con su propia copia. PhraseVault no coordina esas copias ni combina sus conflictos. El tiempo de sincronización depende del proveedor y de la conexión.
Mantén el archivo disponible localmente, en lugar de solo en línea. Así no hace falta descargarlo para abrirlo, pero eso no resuelve los cambios en conflicto. Insertar o copiar una frase actualiza su contador de uso, de modo que designar a una sola persona para editar no impide que los demás equipos modifiquen sus copias. Para un equipo remoto que use la biblioteca al mismo tiempo, utiliza el método de importación y exportación que se explica más abajo.
VPN o conexiones poco fiables
Una VPN puede dar acceso a la carpeta compartida de la oficina, pero los retrasos y cortes pueden afectar al acceso a la base de datos. Prueba la configuración con un grupo pequeño. Si la conexión falla a menudo, las bases de datos locales individuales permiten seguir usando las frases sin depender de la unidad de red.
Cómo mantener textos coherentes y proteger la biblioteca
Designa a alguien para mantener los textos. Una persona, o un grupo pequeño que coordine los cambios, se encarga de las frases. Esto reduce las ediciones en conflicto, pero no establece permisos de solo lectura. Si dos personas guardan cambios distintos en la misma frase, el último puede sobrescribir el anterior.
Acuerda las etiquetas y los nombres. Las etiquetas viven en el archivo compartido, así que todo el equipo ve las mismas. Renombrar o eliminar una etiqueta la cambia para todos. Las etiquetas y los filtros que cada persona tiene seleccionados son solo suyos y no se guardan: se restablecen al reiniciar PhraseVault y al cambiar de base de datos. La lista sigue siendo una sola, sin carpetas. Los nombres descriptivos siguen ayudando en la búsqueda:
soporte.saludo— saludo de atención al clienteventas.seguimiento— correo de seguimiento comerciallegal.aviso— aviso legal habitualrrhh.bienvenida— bienvenida a nuevos empleados
Para encontrar frases sin un uso reciente, abre Filtros y elige Último uso. Elige un ajuste como sin usar durante un periodo largo, o escribe un intervalo propio, por ejemplo sin usar desde hace 365 días. Nunca usada, en Uso, lista las frases sin un uso registrado. Los pasos están en etiquetas y filtros.
Separa las bases de datos por uso. Dale a cada departamento o tarea su propio archivo y cambia desde Bases de Datos Recientes. La lista recuerda hasta 10 archivos.
Haz copias de la base de datos completa. Cierra PhraseVault en todos los equipos que usen el archivo antes de copiarlo a un lugar seguro. Exportar todo sirve para transferir frases, pero omite las protegidas con PIN incluso cuando están desbloqueadas, además de los contadores de uso y las fechas.
Mantén la misma versión en todos los equipos. Antes de actualizar, haz una copia del archivo compartido y coordina el cambio. Una versión nueva puede actualizar la base de datos y afectar a las instalaciones antiguas. PhraseVault crea una copia junto al archivo antes de actualizar la base de datos; consérvala hasta comprobar la nueva versión.
Comparte el PIN solo con quienes necesiten las frases bloqueadas. Cada base de datos tiene un único PIN para el contenido protegido; los nombres siguen visibles. Consulta los límites y las indicaciones de recuperación en protección con PIN.
¿Qué debe saber el departamento de TI?
No hay un componente de servidor de PhraseVault ni una tarifa adicional de sincronización. La aplicación de cada equipo abre la base de datos a través del sistema de archivos compartidos existente.
- Permisos: Todos necesitan acceso de lectura y escritura al archivo y a la carpeta, incluso quienes solo insertan frases. PhraseVault registra el uso y no tiene un rol que impida editar los textos.
- Acceso a la red: Usa la configuración habitual de archivos compartidos, con SMB 2 o 3 en lugar del obsoleto SMB1. PhraseVault no necesita puertos adicionales en el servidor.
- Privacidad: PhraseVault no sube las frases ni requiere una cuenta. Si usas una carpeta en la nube, el proveedor elegido sube y sincroniza el archivo.
- Antivirus: Si un antivirus bloquea el acceso, pide a TI que investigue antes de considerar una excepción limitada a los archivos afectados. No excluyas todos los archivos SQLite de forma general.
Un titular de licencia puede pedir el código bajo un acuerdo de confidencialidad para una revisión de seguridad. Consulta las condiciones.
Alternativa: una base de datos por persona
Una persona puede mantener la biblioteca maestra, exportarla como JSON y distribuirla para que cada miembro la importe en su base de datos personal. Todos reciben las frases compartidas y pueden añadir las suyas sin modificar un archivo compartido en uso.
Para entregar un subconjunto, selecciona esa etiqueta y elige Exportar filtradas. El JSON conserva las etiquetas. Para actualizar los textos, vuelve a exportar la biblioteca y revisa las frases coincidentes en la vista previa de importación antes de sobrescribirlas. Si el archivo incluye datos de etiquetas, sobrescribir sustituye las etiquetas de esa frase, y una lista vacía las borra. Si el archivo no trae etiquetas, las que ya existen se quedan. Las frases protegidas con PIN no se incluyen en las exportaciones. Consulta los pasos en importar y exportar frases.
Solución de problemas
Falta una frase nueva de un compañero: Busca de nuevo o abre la ventana de PhraseVault con el atajo para actualizar la lista. Si usas copias sincronizadas, espera a que termine la sincronización. Comprueba en Bases de Datos Recientes que abriste el archivo correcto.
La carpeta compartida no está disponible: PhraseVault muestra Esperando la base de datos y vuelve a intentar el acceso. Restablece la conexión y comprueba que el archivo sea accesible. No hay una copia automática sin conexión de una base de datos de red.
La base de datos parece dañada: Pide a todos que cierren PhraseVault, conserva el archivo dañado y restaura la copia de seguridad más reciente. Si no tienes una, escribe a office@spqrk.net y explica qué ocurrió.
Licencias de equipo
Cada persona necesita una licencia de por vida que cubre sus propios equipos Windows y Mac, así que cinco personas necesitan cinco licencias. Los planes Equipo y Empresa tienen un precio por persona menor que Inicial; consulta la página de precios. Las actualizaciones de la línea de versión actual están incluidas; las futuras versiones principales pueden ofrecerse por separado.
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